Der Auftraggeber ist IT-Dienstleister für seine kommunalen Gesellschafter, deren kommunale Unternehmen und wirtschaftlich selbstständige Organisationseinheiten sowie juristischen Personen des öffentlichen Rechts bzw. Landkreise, Kommunen, kommunale Unternehmen und weitere öffentliche Institutionen ("Kunden des Auftraggebers"). Um die Bedarfe seiner Kunden abzudecken, beabsichtigt der Auftraggeber folgende zwei Rahmenverträge - Los 1 und Los 2 - jeweils für eine Laufzeit von 4 Jahren zu vergeben:

Zum einen soll ein Rahmenvertrag über eine Klimaschutzsoftware als Cloud-Lösung (Los 1), und zum anderen soll ein Rahmenvertrag über Beratungsleistungen im Bereich Nachhaltigkeits-, Klimaschutz- und Klimaanpassungsmanagement (Los 2) abgeschlossen werden, um die Kunden des Auftraggebers bei der Erreichung ihrer Klimaschutzziele zu unterstützen.

Es ist beabsichtigt, die Leistungen rund um die Klimaschutzsoftware als Cloud-Lösung (Los 1) an einen Rahmenvertragspartner zu vergeben.

Der Auftraggeber beabsichtigt, die Beratungsleistungen im Bereich Nachhaltigkeits-, Klimaschutz- und Klimaanpassungsmanagement (Los 2) an zwei Rahmenvertragspartner zu vergeben. Während der Vertragslaufzeit werden für die umzusetzenden Projekte der Kunden des Auftraggebers in Form von Einzelaufträge Miniwettbewerbe durchgeführt, auf dessen Basis das jeweils wirtschaftlichste Angebot beauftragt wird.

Der Gesamtwert für die "Klimaschutzsoftware" (Los 1) und die Beratungsleistungen im Bereich "Nachhaltigkeits-, Klimaschutz- und Klimaanpassungsmanagement" (Los 2) beläuft sich auf ca. 7,2 Mio. EUR (netto). Es besteht kein Anspruch auf ein Mindestabnahmevolumen.

Der Auftraggeber ist IT-Dienstleister für seine kommunalen Gesellschafter, deren kommunale Unternehmen und wirtschaftlich selbstständige Organisationseinheiten sowie juristischen Personen des öffentlichen Rechts bzw. Landkreise, Kommunen, kommunale Unternehmen und weitere öffentliche Institutionen ("Kunden des Auftraggebers"). Um die Bedarfe seiner Kunden abzudecken, beabsichtigt der Auftraggeber zwei Rahmenverträge für eine Laufzeit von 4 Jahren zu vergeben. Zum einen über eine Klimaschutzsoftware als Cloud-Lösung (Los 1), und zum anderen über Beratungsleistungen im Bereich Nachhaltigkeits-, Klimaschutz- und Klimaanpassungsmanagement (Los 2).

Los 1) "Kommunale Klimaschutzmanagement und -monitoring Software"

Der Rahmenvertrag über Cloudleistungen (EVB-IT Cloudrahmenvertrag) hat die Beschaffung einer Klimaschutzsoftware als Cloud-Lösung vom Auftragnehmer zum Gegenstand, um die Kunden des Auftraggebers bei der Erreichung ihrer Klimaschutzziele zu unterstützen. Hierzu erwirbt der Auftraggeber vom Auftragnehmer auf Basis des Rahmenvertrags Cloud-Lizenzen, um die Klimaschutzsoftware den Kunden des Auftraggebers zur Verfügung stellen. Der Auftragnehmer ist ein Anbieter einer Klimaschutzsoftware.

Es handelt sich dabei um einen Rahmenvertrag, der es dem Auftraggeber ermöglicht, Cloud-Lizenzen der Klimaschutzsoftware für seine Kunden abzurufen. Die Cloud-Lizenzen müssen daher gestatten, dass sowohl der Auftraggeber als auch die Kunden des Auftraggebers die Klimaschutzsoftware nutzen dürfen. Für unterschiedliche Kunden des Auftraggebers wird jeweils eine separate Instanz der Klimaschutzsoftware zur Verfügung gestellt. Ziel des Vertrages ist es, die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Nutzung der Software durch den Auftraggeber und der Kunden des Auftraggebers zu regeln. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die gemäß dem Vertrag spezifizierte Software zur Verfügung.

Der Auftraggeber beabsichtigt, die Software im Einklang mit den geltenden rechtlichen und regulatorischen Anforderungen zu nutzen, wobei Sicherheit, Datenschutz und die Verfügbarkeit der Dienste oberste Priorität haben. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die vereinbarte Software zuverlässig und gemäß den im Vertrag festgelegten Spezifikationen und Qualitätsstandards bereitzustellen.

Es ist beabsichtigt, die Leistungen rund um die Klimaschutzsoftware als Cloud-Lösung (Los 1) an einen Rahmenvertragspartner zu vergeben.

Los 2) "Beratungsleistungen rund um kommunales Nachhaltigkeits-, Klimaschutz- und Klimaanpassungsmanagement"

Der Rahmenvertrag über IT-Dienstleistungen (EVB-IT Rahmendienstvertrag) bezweckt die Beschaffung von Beratungsleistungen im Bereich Nachhaltigkeits-, Klimaschutz- und Klimaanpassungsmanagement, um die Kunden des Auftraggebers systematisch bei der Erreichung ihrer Klimaschutzziele zu unterstützen. Der Auftragnehmer ist Anbieter von Beratungsleistungen im Bereich "Nachhaltigkeits-, Klimaschutz- und Klimaanpassungsmanagement".

Es handelt sich um einen Rahmenvertrag, der es dem Auftraggeber ermöglicht, Beratungsleistungen im Bereich Nachhaltigkeits-, Klimaschutz- und Klimaanpassungsmanagement für seine Kunden abzurufen. Für unterschiedliche Kunden des Auftraggebers werden jeweils unterschiedliche Arten von Beratungsleistungen zur Verfügung gestellt. Dabei richtet sich die konkrete Art der Beratungsleistung nach den jeweiligen Einzelvereinbarungen. Ziel des Vertrages ist es, die allgemeinen rechtlichen Rahmenbedingungen für die Beratungsleistungen durch den Auftragnehmer gegenüber den Kunden des Auftraggebers zu regeln.

Der Auftraggeber beabsichtigt, die Beratungsleistungen im Einklang mit den geltenden rechtlichen Anforderungen zu beziehen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die vereinbarten Beratungsleistungen zuverlässig und gemäß den im Vertrag festgelegten Spezifikationen und Qualitätsstandards bereitzustellen.

Die Beratungsleistungen im Bereich Nachhaltigkeits-, Klimaschutz- und Klimaanpassungsmanagement (Los 2) beabsichtigt der Auftraggeber an zwei Rahmenvertragspartner zu vergeben. Während der Vertragslaufzeit werden für die umzusetzenden Projekte in Form von Einzelaufträgen Miniwettbewerbe durchgeführt, auf deren Basis das jeweils wirtschaftlichste Angebot beauftragt wird.

Standorte der Kunden des Auftraggebers im Raum NRW.

Es ist beabsichtigt, die Leistungen rund um die Klimaschutzsoftware als Cloud-Lösung (Los 1) an einen Rahmenvertragspartner zu vergeben.
Die regio iT beabsichtigt, das Los 2 an zwei Rahmenvertragspartner zu vergeben, d.h. die Einzelabrufe unter diesem Rahmenvertrag erfolgen mittels eines erneuten Vergabeverfahrens zwischen den Unternehmen, die Parteien des Rahmenvertrages sind ("Miniwettbewerbe"). Der Miniwettbewerb beruht auf denselben Bedingungen des Rahmenvertrages und erforderlichenfalls auf im Einzelabruf genauer formulierten Bedingungen sowie gegebenenfalls auf weiteren Bedingungen, die in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen für die Rahmenvereinbarung genannt werden. Der Auftraggeber vergibt die Einzelaufträge an den Bieter, der auf der Grundlage, der in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen genannten Zuschlagskriterien das jeweils wirtschaftlichste Angebot vorlegt.
Die geplante Höchstzahl an Beteiligten an den Rahmenvereinbarungen (Los 1 und Los 2) sind demnach drei.

Weitere Angaben:
a) Der Auftraggeber behält sich vor, das Vergabeverfahren aus einem schwerwiegenden Grund aufzuheben.

b) Der Auftraggeber vergibt die Leistungen im Wege des Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Der Auftraggeber wird zwischen den Bewerbern anhand der nachfolgend genannten Kriterien eine Auswahl treffen und die ausgewählten Bewerber im Anschluss zur Abgabe von Erstangeboten auffordern. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der Erstangebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben. Sollte sich der Auftraggeber dazu entscheiden mit den Bietern Verhandlungsgespräche zu führen, dienen die Erstangebote dazu, die Vergabeunterlagen weiter zu konkretisieren. Nach Abschluss der Verhandlungsgespräche stellt der Auftraggeber den Bietern aktualisierte Vergabeunterlagen zur Verfügung und fordert die Bieter auf Grundlage der aktualisierten und konkretisierten Vergabeunterlagen zur Abgabe eines letztverbindlichen Angebotes auf. Der Zuschlag wird nach Abgabe und Auswertung der letztverbindlichen Angebote gemäß § 58 Abs. 1 VgV unter Berücksichtigung aller Umstände auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt, sofern dies nicht bereits aufgrund der Erstangebote erfolgt ist.

c) Der Auftraggeber wird 3 bis 5 Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften für das weitere Verfahren auswählen, sofern eine entsprechende Anzahl von geeigneten Bewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften zur Verfügung steht. Der Auftraggeber wird zur Auswahl der Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften in 3 Stufen vorgehen:
1) Formelle Prüfung des Teilnahmeantrags;
2) Überprüfung der Eignung des Bewerbers bzw. der Bewerbergemeinschaft anhand der in der Bekanntmachung genannten Eignungsanforderungen;
3) Auswahl der Bewerber, die die Eignungskriterien am besten erfüllen.
Der Auftraggeber wird zur Abgabe eines Angebotes die Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften auffordern, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen (Ranking). Er behält sich vor, nur die 3 besten Bewerber aufzufordern, auch wenn mehr Bewerber die Eignungsanforderungen erfüllen. Bei Ermittlung des Rankings wird der Auftraggeber insbesondere die von den Bewerbern genannten Referenzen und deren Vergleichbarkeit mit dem vorliegenden Beschaffungsvorhaben berücksichtigen.

d) Der Auftraggeber wird den Vorgaben in § 41 VgV dadurch nachkommen, dass er auf dem in Ziffer 5.1.11) genannten Vergabeportal einen Teil der Vergabeunterlagen, insbesondere die wesentlichen Vertragsinhalte sowie weitere Unterlagen im Entwurf zur Verfügung stellt. Da der Auftraggeber wegen nicht abschließend beschreibbarer Leistung ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchführt, erfüllt dies die Anforderungen des § 41 VgV. Ziel des Verhandlungsverfahrens ist, die konkreten Anforderungen an die Leistung mit den Bietern gemeinsam im Rahmen eines dynamischen Prozesses zu konkretisieren.

e) Die Teilnahmeanträge sind elektronisch über das in Ziffer 5.1.11) genannte Vergabeportal einzureichen.

f) Eine eingescannte Unterschrift ist ausreichend. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail, Telefon- und Faxnummer zu benennen.

g) Bewerber werden gebeten, die Vordrucke des Auftraggebers (ggfls. mehrfach) zu verwenden. Diese sind an den dafür vorgesehenen Stellen vollständig auszufüllen und zu unterschreiben. Die Vordrucke sind auf dem in Ziffer 5.1.11) genannten Vergabeportal abrufbar.
Hinweis: Für den vollständigen Teilnahmeantrag reicht es nicht aus, nur die ausgefüllten Vordrucke einzureichen. Für manche Nachweise (z.B. Qualitätssicherung) stellt der Auftraggeber keine Vordrucke bereit. Dennoch wird der Nachweis gefordert.

h) Nicht deutschsprachige Nachweise müssen als beglaubigte Übersetzung in Deutsch vorgelegt werden.

i) Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern (auch Rückfragen zum Teilnahmeantrag) findet ausschließlich über das in Ziffer 5.1.11) genannte Vergabeportal statt. Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten auf dem in Ziffer 5.1.11) genannten Vergabeportal anonymisiert zur Verfügung stellen.

j) Beabsichtigt ein Bieter bereits bei Angebotsabgabe, für wesentliche Hauptleistungen Drittunternehmen (z. B. Nachunternehmer, verbundene Unternehmen oder sonstige Dritte) vorzusehen, so ist das Drittunternehmen im Angebot zu benennen und Art und Umfang der für den Dritten vorgesehenen Leistungen zu bezeichnen. Auf Verlangen des Auftraggebers sind für die Drittunternehmen die in der Vergabebekanntmachung geforderten Nachweise, Erklärungen und Angaben einzureichen. Der Auftraggeber kann dieses Verlangen auf bestimmte Nachweise, Erklärungen und Angabe sowie auf einzelne Drittunternehmen beschränken.

k) Bei Bewerbern, die allein und gleichzeitig als Teil einer Bewerbergemeinschaft am Verfahren teilnehmen, wird von der Rechtsprechung eine Vermutung dafür angenommen, dass ein Verstoß gegen den Geheimwettbewerb und eine vergaberechtlich unzulässige Wettbewerbsbeschränkung vorliegt. Dies gilt auch für den Fall, dass ein Bewerber sich gleichzeitig an mehreren Bewerbergemeinschaften beteiligt. Wenn der Bewerber an mehreren Angeboten beteiligt ist, selbst oder in Bewerbergemeinschaft, dann muss er den vermeintlichen Verstoß gegen den Geheimwettbewerb und eine vergaberechtlich zulässige Wettbewerbsbeschränkung durch Vorlage geeigneter und nachvollziehbarer Nachweise widerlegen. Als Nachweise genügen beispielsweise Eigenerklärungen zu Chinese Walls. Der Auftraggeber wird anhand der vom Bewerber selbst oder in Bewerbergemeinschaft vorgelegten Nachweise prüfen, ob der Geheimwettbewerb tatsächlich nicht gestört ist. Gelingt dem Bewerber selbst oder in Bewerbergemeinschaft die Widerlegung der Vermutung durch Vorlage der Nachweise nicht, wird der Bewerber von der Angebotsabgabe ausgeschlossen. Die Angaben zur Zusammensetzung der Bewerbergemeinschaften sind grundsätzlich bindend. Ein Austausch einzelner Mitglieder der Bewerbergemeinschaft vor Auftragsvergabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers.

l) Weitere Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.

Der Auftraggeber behält sich vor, den Auftrag auf Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten.

Um im Rahmen der Zuschlagserteilung für Los 1 den Erfüllungsgrad der B-Kriterien und ggf. der A-Kriterien gemäß der Kriterien- und Bewertungsmatrix zu überprüfen, ist vorgesehen, diese von dem jeweiligen Bieter in einem digitalen Termin vorgestellt zu bekommen und anschließend zu bewerten.

Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 155 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere weisen wir darauf hin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB vor Einreichen des Nachprüfungsantrages innerhalb von 10 Kalendertagen, nachdem der Bieter den Verstoß erkannt hat, bei dem Auftraggeber zu rügen. Vergabeverstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der Teilnahmefrist bei dem Auftraggeber zu rügen.

a) Der Auftraggeber behält sich vor, das Vergabeverfahren aus einem schwerwiegenden Grund aufzuheben.

b) Der Auftraggeber vergibt die Leistungen im Wege des Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Der Auftraggeber wird zwischen den Bewerbern anhand der nachfolgend genannten Kriterien eine Auswahl treffen und die ausgewählten Bewerber im Anschluss zur Abgabe von Erstangeboten auffordern. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der Erstangebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben. Sollte sich der Auftraggeber dazu entscheiden mit den Bietern Verhandlungsgespräche zu führen, dienen die Erstangebote dazu, die Vergabeunterlagen weiter zu konkretisieren. Nach Abschluss der Verhandlungsgespräche stellt der Auftraggeber den Bietern aktualisierte Vergabeunterlagen zur Verfügung und fordert die Bieter auf Grundlage der aktualisierten und konkretisierten Vergabeunterlagen zur Abgabe eines letztverbindlichen Angebotes auf. Der Zuschlag wird nach Abgabe und Auswertung der letztverbindlichen Angebote gemäß § 58 Abs. 1 VgV unter Berücksichtigung aller Umstände auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt, sofern dies nicht bereist aufgrund der Erstangebote erfolgt ist.

c) Der Auftraggeber wird 3 bis 5 Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften für das weitere Verfahren auswählen, sofern eine entsprechende Anzahl von geeigneten Bewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften zur Verfügung steht. Der Auftraggeber wird zur Auswahl der Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften in 3 Stufen vorgehen:
1) Formelle Prüfung des Teilnahmeantrags;
2) Überprüfung der Eignung des Bewerbers bzw. der Bewerbergemeinschaft anhand der in der Bekanntmachung genannten Eignungsanforderungen;
3) Auswahl der Bewerber, die die Eignungskriterien am besten erfüllen.
Der Auftraggeber wird zur Abgabe eines Angebotes die Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften auffordern, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen (Ranking). Er behält sich vor, nur die 3 besten Bewerber aufzufordern, auch wenn mehr Bewerber die Eignungsanforderungen erfüllen. Bei Ermittlung des Rankings wird der Auftraggeber insbesondere die von den Bewerbern genannten Referenzen und deren Vergleichbarkeit mit dem vorliegenden Beschaffungsvorhaben berücksichtigen.

d)Der Auftraggeber wird den Vorgaben in § 41 VgV dadurch nachkommen, dass er auf dem in Ziffer 5.1.11) genannten Vergabeportal einen Teil der Vergabeunterlagen, insbesondere die wesentlichen Vertragsinhalte sowie weitere Unterlagen im Entwurf zur Verfügung stellt. Da der Auftraggeber wegen nicht abschließend beschreibbarer Leistung ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchführt, erfüllt dies die Anforderungen des § 41 VgV. Ziel des Verhandlungsverfahrens ist, die konkreten Anforderungen an die Leistung mit den Bietern gemeinsam im Rahmen eines dynamischen Prozesses zu konkretisieren.

e) Die Teilnahmeanträge sind elektronisch über das in Ziffer 5.1.11) genannte Vergabeportal einzureichen.

f) Eine eingescannte Unterschrift ist ausreichend. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail, Telefon- und Faxnummer zu benennen.

g) Bewerber werden gebeten, die Vordrucke des Auftraggebers (ggfls. mehrfach) zu verwenden. Diese sind an den dafür vorgesehenen Stellen vollständig auszufüllen und zu unterschreiben. Die Vordrucke sind auf dem in Ziffer 5.1.11) genannten Vergabeportal abrufbar.
Hinweis: Für den vollständigen Teilnahmeantrag reicht es nicht aus, nur die ausgefüllten Vordrucke einzureichen. Für manche Nachweise (z.B. Qualitätssicherung) stellt der Auftraggeber keine Vordrucke bereit. Dennoch wird der Nachweis gefordert.

h) Nicht deutschsprachige Nachweise müssen als beglaubigte Übersetzung in Deutsch vorgelegt werden.

i) Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern (auch Rückfragen zum Teilnahmeantrag) findet ausschließlich über das in Ziffer 5.1.11) genannte Vergabeportal statt. Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten auf dem in Ziffer 5.1.11) genannten Vergabeportal anonymisiert zur Verfügung stellen.

j) Beabsichtigt ein Bieter bereits bei Angebotsabgabe, für wesentliche Hauptleistungen Drittunternehmen (z. B. Nachunternehmer, verbundene Unternehmen oder sonstige Dritte) vorzusehen, so ist das Drittunternehmen im Angebot zu benennen und Art und Umfang der für den Dritten vorgesehenen Leistungen zu bezeichnen. Auf Verlangen des Auftraggebers sind für die Drittunternehmen die in der Vergabebekanntmachung geforderten Nachweise, Erklärungen und Angaben einzureichen. Der Auftraggeber kann dieses Verlangen auf bestimmte Nachweise, Erklärungen und Angabe sowie auf einzelne Drittunternehmen beschränken.

k) Bei Bewerbern, die allein und gleichzeitig als Teil einer Bewerbergemeinschaft am Verfahren teilnehmen, wird von der Rechtsprechung eine Vermutung dafür angenommen, dass ein Verstoß gegen den Geheimwettbewerb und eine vergaberechtlich unzulässige Wettbewerbsbeschränkung vorliegt. Dies gilt auch für den Fall, dass ein Bewerber sich gleichzeitig an mehreren Bewerbergemeinschaften beteiligt. Wenn der Bewerber an mehreren Angeboten beteiligt ist, selbst oder in Bewerbergemeinschaft, dann muss er den vermeintlichen Verstoß gegen den Geheimwettbewerb und eine vergaberechtlich zulässige Wettbewerbsbeschränkung durch Vorlage geeigneter und nachvollziehbarer Nachweise widerlegen. Als Nachweise genügen beispielsweise Eigenerklärungen zu Chinese Walls. Der Auftraggeber wird anhand der vom Bewerber selbst oder in Bewerbergemeinschaft vorgelegten Nachweise prüfen, ob der Geheimwettbewerb tatsächlich nicht gestört ist. Gelingt dem Bewerber selbst oder in Bewerbergemeinschaft die Widerlegung der Vermutung durch Vorlage der Nachweise nicht, wird der Bewerber von der Angebotsabgabe ausgeschlossen. Die Angaben zur Zusammensetzung der Bewerbergemeinschaften sind grundsätzlich bindend. Ein Austausch einzelner Mitglieder der Bewerbergemeinschaft vor Auftragsvergabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers.

l) Weitere Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.