1. Bewerber werden gebeten, Rückfragen zum Teilnahmeantrag ausschließlich über die in Ziffer 5.1.11. genannte Website einzureichen. Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten auf der in Ziffer 5.1.11. genannten Website anonymisiert zur Verfügung stellen. Bewerbungen für Teilleistungen sind nicht möglich. Fragen können bis 7 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist gestellt werden.
2. Ausreichend ist die Abgabe des Teilnahmeantrages in Textform (§ 126b BGB) über das in Ziffer 5.1.11. genannte Vergabeportal. Nähere Informationen stehen auf der Startseite des in Ziffer 5.1.11. genannten Vergabeportals zur Verfügung. Zur Formwahrung muss die Teilnahmeerklärung die Firma des Bewerbers/ des bevollmächtigten Bewerbergemeinschaftsmitglieds ausweisen. Eine Unterschrift oder Signatur ist nicht erforderlich. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail, Telefon- und Faxnummer zu benennen. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern findet ausschließlich über das in Ziffer 5.1.11. genannte Vergabeportal statt. Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten auf dem in Ziffer 5.1.11. genannten Vergabeportal anonymisiert zur Verfügung stellen.
3. Mehrfachbewerbungen, als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer / mehrerer Bewerbergemeinschaften (BG) sind nicht zulässig. Soweit mehrere Unternehmen im Rahmen der Vergabe miteinander kooperieren (z. B. über ein gemeinsames Tochterunternehmen, als Nachunternehmer oder im Rahmen einer BG), behält sich der Auftraggeber vor, Nachweise dafür zu fordern, dass die Kooperation als Ganzes sowie die Teilnahme der einzelnen Unternehmen an der Kooperation zulässig ist, insbesondere keine unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen wurde. Für jeden Teilnehmer der Kooperation wäre dann zu begründen, inwieweit sein Entschluss zur Teilnahme an der Kooperation eine im Rahmen von zweckmäßigen und kaufmännisch vernünftigen Handelns liegende Entscheidung ist, z. B. weil der jeweilige Teilnehmer zur Zeit der Bildung der Kooperation überhaupt nicht oder jedenfalls zu dieser Zeit nicht über die erforderliche Kapazität zur Durchführung des hier ausgeschriebenen Auftrages verfügt oder aus anderen Gründen erst die Kooperation den jeweiligen Teilnehmer in die Lage versetzt, ein erfolgversprechendes Angebot abzugeben.
4. Die Bildung von BG ist bis zur Abgabe des Teilnahmeantrages möglich. Die Angaben zur Zusammensetzung der BG sind grundsätzlich bindend. Ein Austausch einzelner Mitglieder der BG vor Auftragsvergabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers. Die Abgabe von Angeboten durch BG ist nur bei gesamtschuldnerischer Haftung mit bevollmächtigtem Vertreter möglich. Hierzu ist eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer Bewerbergemeinschaftserklärung vorzulegen. Außerdem haben sämtliche Mitglieder der BG namentlich mit Anschrift einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, diese Angaben nachzufordern. Bei der Eignungsprüfung wird die BG als Ganzes beurteilt.
5. Der Auftraggeber wird die von dem Bewerber übermittelten Informationen vertraulich behandeln und die anwendbaren Vorschriften zum Datenschutzrecht beachten. Dies gilt insbesondere für personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit der Angabe von Referenzen an den Auftraggeber weitergegeben werden.
6. Verfahrensablauf: Anhand der im Teilnahmewettbewerb eingereichten Unterlagen und den dort festgelegten Auswahlkriterien wählt der Auftraggeber die aus seiner Sicht geeigneten Bewerber aus und fordert diese zur Abgabe eines verbindlichen Angebotes auf. Gegenstand der Angebotsaufforderung ist neben der Leistungsbeschreibung der ausformulierte, mit dem obsiegenden Bieter zu schließende Vertrag. Die Bieter haben die Möglichkeit, die Vergabeunterlagen durch die Angabe von Optimierungsvorschlägen mitzugestalten. Der Auftraggeber teilt den Bietern einen Verhandlungstermin mit, um ggf. Unklarheiten in den Vergabeunterlagen zu besprechen und eingegangene Optimierungsvorschläge zu verhandeln. Der Verhandlungstermin wird voraussichtlich während der Angebotsfrist stattfinden. Nach Abschluss der Verhandlungsgespräche übersendet der Auftraggeber den Bietern die ggf. angepassten Vergabeunterlagen, die dem verbindlichen Angebot zugrunde zu legen sind. Nach Angebotsabgabe werden Angebotspräsentationen stattfinden. Der Auftraggeber prüft und bewertet die verbindlichen Angebote nach Maßgabe der mitgeteilten Zuschlagskriterien.
7. Der Auftraggeber behält sich gemäß § 15 Abs. 4 SektVO das Recht vor, den Auftrag aufgrund der Erstangebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben.
8. Darüber hinaus behält sich der Auftraggeber vor, das Vergabeverfahren aus einem schwerwiegenden Grund aufzuheben. Der Auftraggeber behält sich insbesondere vor, dieses Verfahren ganz oder teilweise einzustellen, wenn erforderliche Gremienbeschlüsse nicht erteilt werden oder die Finanzierung des Projektes nicht gewährleistet werden sollte.
9. Der Auftraggeber wird den Vorgaben in § 41 SektVO dadurch nachkommen, dass er in dieser Bekanntmachung die wesentlichen Eckpunkte und Besonderheiten der zu erbringenden Leistung skizziert sowie auf der in Ziffer 5.1.11 genannten Website die bisherigen Planungen und sonstigen Informationen zu dem Projekt zur Verfügung stellt. Da der Auftraggeber wegen nicht abschließend beschreibbarer Leistung ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchführt, erfüllt dies die Anforderungen des § 41 SektVO. Ziel des Verhandlungsverfahrens ist, die konkreten Anforderungen an die Leistung mit den Bietern gemeinsam im Rahmen eines dynamischen Prozesses zu konkretisieren. Zum jetzigen Zeitpunkt stehen deshalb zahlreiche Unterlagen noch nicht fest.
10. Für den Fall, dass ein Bewerber einzelne Unternehmen als Nachunternehmer einsetzen möchte, wird auf die Möglichkeit der Eignungsleihe und die in § 47 SektVO genannten Voraussetzungen hingewiesen. Wenn und soweit sich der Bewerber auf die Eignung des Nachunternehmers beruft, ist mit dem Teilnahmeantrag insbesondere eine Verpflichtungserklärung des Nachunternehmers, dass dieser seine Ressourcen und Kapazitäten dem Bewerber im Auftragsfall zur Verfügung stellt sowie die erforderlichen Referenzen und/oder Nachweise einzureichen.
11. Bewerber sollten die auf der in Ziffer 5.1.11 genannten Website hinterlegten Vordrucke für ihre nach der Bekanntmachung erforderlichen Eigenerklärungen verwenden. Der Auftraggeber behält sich vor, Unterlagen im Rahmen des § 51 Abs. 2 SektVO nachzufordern. Hierauf besteht kein Rechtsanspruch.
12. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass bereits im Vorfeld ein Unternehmen mit einer Grobanalyse und Projektvorbereitung vorbefasst war. Die Arbeitsergebnisse bilden die Grundlage für die weiteren Leistungen des Auftragnehmers und werden den ausgewählten Bietern zur Angebotsphase über die in Ziffer 5.1.11 genannte Website zur Verfügung gestellt. Hierdurch stellt der Auftraggeber sicher, dass der Wettbewerb durch eine etwaige Teilnahme dieser vermeintlich vorbefassten Unternehmen nicht verzerrt wird (vgl. § 7 Abs. 1 und 2 SektVO).