a) Der Auftraggeber behält sich vor, das Vergabeverfahren aus einem schwerwiegenden Grund aufzuheben. Der Auftraggeber behält sich insbesondere vor, dieses Verfahren ganz oder teilweise einzustellen,
- wenn die beantragten Fördermittel zur Finanzierung des Projektes nicht in ausreichendem Umfang gewährt werden sollten,
- wenn erforderliche Gremienbeschlüsse nicht erteilt werden oder
- die Finanzierung des Projektes nicht gewährleistet werden sollte.
b) Der Auftraggeber vergibt die Leistungen im Wege des Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Der Auftraggeber wird zwischen den Bewerbern anhand der unter Ziffer 5.1.9 der Bekanntmachung Kriterien eine Auswahl treffen und die ausgewählten Bewerber im Anschluss zur Abgabe von Erstangeboten auffordern. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der Erstangebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben. Sollte sich der Auftraggeber dazu entscheiden mit den Bietern Verhandlungsgespräche zu führen, dienen die Erstangebote dazu, die Vergabeunterlagen weiter zu konkretisieren. Nach Abschluss der Verhandlungsgespräche stellt der Auftraggeber den Bietern aktualisierte Vergabeunterlagen zur Verfügung und fordert die Bieter auf Grundlage der aktualisierten und konkretisierten Vergabeunterlagen zur Abgabe eines letztverbindlichen Angebotes auf. Der Zuschlag wird nach Abgabe und Auswertung der letztverbindlichen Angebote gemäß § 52 Abs. 1 SektVO unter Berücksichtigung aller Umstände auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt, sofern dies nicht bereits aufgrund der Erstangebote erfolgt ist.
c) Der Auftraggeber wird 3 bis 5 Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften für das weitere Verfahren auswählen, sofern eine entsprechende Anzahl von geeigneten Bewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften zur Verfügung steht. Der Auftraggeber wird zur Auswahl der Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften in 3 Stufen vorgehen:
1) Formelle Prüfung des Teilnahmeantrags;
2) Überprüfung der Eignung des Bewerbers bzw. der Bewerbergemeinschaft anhand der in der Bekanntmachung genannten Eignungsanforderungen;
3) Auswahl der Bewerber, die die Eignungskriterien am besten erfüllen.
Der Auftraggeber wird zur Abgabe eines Angebotes die Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften auffordern, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen (Ranking). Er behält sich vor, nur die 3 besten Bewerber aufzufordern, auch wenn mehr Bewerber die Eignungsanforderungen erfüllen. Bei Ermittlung des Rankings wird der Auftraggeber wie folgt vorgehen: Der Auftraggeber bewertet die technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Fachkunde) anhand der genannten Referenzen und deren Vergleichbarkeit mit dem vorliegenden Beschaffungsvorhaben. Maßgeblich sind die unter Ziffer 5.1.9) genannten Angaben. Die Bewertung erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber miteinander. Dabei gilt: Je mehr und besser mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzen, desto mehr Punkte erhält der Bewerber. Die Vergleichbarkeit richtet sich nach den in Ziffer 5.1.9) genannten Merkmalen. Hierbei handelt es sich um Auswahl-, nicht um Zuschlagskriterien.
d) Der Auftraggeber wird den Vorgaben in § 41 SektVO dadurch nachkommen, dass er auf dem in Ziffer 5.1.11) genannten Vergabeportal einen Teil der Vergabeunterlagen, insbesondere die wesentlichen Vertragsinhalte sowie weitere Unterlagen zur Verfügung stellt. Da der Auftraggeber wegen nicht abschließend beschreibbarer Leistung ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchführt, erfüllt dies die Anforderungen des § 41 SektVO. Ziel des Verhandlungsverfahrens ist, die konkreten Anforderungen an die Leistung mit den Bietern gemeinsam im Rahmen eines dynamischen Prozesses zu konkretisieren.
e) Die Teilnahmeanträge sind elektronisch über das in Ziffer 5.1.11) genannte Vergabeportal einzureichen.
f) Eine eingescannte Unterschrift ist ausreichend. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail, und Telefonnummer zu benennen.
g) Bewerber werden gebeten, die Vordrucke des Auftraggebers (ggfls. mehrfach) zu verwenden. Diese sind an den dafür vorgesehenen Stellen vollständig auszufüllen und zu unterschreiben. Die Vordrucke sind auf dem in Ziffer 5.1.11) genannten Vergabeportal abrufbar. Hinweis: Für den vollständigen Teilnahmeantrag reicht es nicht aus, nur die ausgefüllten Vordrucke einzureichen. Für manche Nachweise (z.B. Qualitätssicherung) stellt der Auftraggeber keine Vordrucke bereit. Dennoch wird der Nachweis gefordert.
h) Nicht deutschsprachige Nachweise müssen als beglaubigte Übersetzung in Deutsch vorgelegt werden.
i) Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern (auch Rückfragen zum Teilnahmeantrag) findet ausschließlich über das in Ziffer 5.1.11) genannte Vergabeportal statt. Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten auf dem in Ziffer 5.1.11) genannten Vergabeportal anonymisiert zur Verfügung stellen.
j) Beabsichtigt ein Bieter bereits bei Angebotsabgabe, für wesentliche Hauptleistungen Drittunternehmen (z. B. Nachunternehmer, verbundene Unternehmen oder sonstige Dritte) vorzusehen, so ist das Drittunternehmen im Angebot zu benennen und Art und Umfang der für den Dritten vorgesehenen Leistungen zu bezeichnen. Auf Verlangen des Auftraggebers sind für die Drittunternehmen die in der Vergabebekanntmachung geforderten Nachweise, Erklärungen und Angaben einzureichen. Der Auftraggeber kann dieses Verlangen auf bestimmte Nachweise, Erklärungen und Angabe sowie auf einzelne Drittunternehmen beschränken.
k) Bei Bewerbern, die allein und gleichzeitig als Teil einer Bewerbergemeinschaft am Verfahren teilnehmen, wird von der Rechtsprechung eine Vermutung dafür angenommen, dass ein Verstoß gegen den Geheimwettbewerb und eine vergaberechtlich unzulässige Wettbewerbsbeschränkung vorliegt. Dies gilt auch für den Fall, dass ein Bewerber sich gleichzeitig an mehreren Bewerbergemeinschaften beteiligt. Wenn der Bewerber an mehreren Angeboten beteiligt ist, selbst oder in Bewerbergemeinschaft, dann muss er den vermeintlichen Verstoß gegen den Geheimwettbewerb und eine vergaberechtlich zulässige Wettbewerbsbeschränkung durch Vorlage geeigneter und nachvollziehbarer Nachweise widerlegen. Als Nachweise genügen beispielsweise Eigenerklärungen zu Chinese Walls. Der Auftraggeber wird anhand der vom Bewerber selbst oder in Bewerbergemeinschaft vorgelegten Nachweise prüfen, ob der Geheimwettbewerb tatsächlich nicht gestört ist. Gelingt dem Bewerber selbst oder in Bewerbergemeinschaft die Widerlegung der Vermutung durch Vorlage der Nachweise nicht, wird der Bewerber von der Angebotsabgabe ausgeschlossen. Die Angaben zur Zusammensetzung der Bewerbergemeinschaften sind grundsätzlich bindend. Ein Austausch einzelner Mitglieder der Bewerbergemeinschaft vor Auftragsvergabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers.
l) Weitere Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.