Rahmenvertrag für die Digitalisierung aller Verwaltungsakten der Stadt Euskirchen.
Mit fortschreitender Digitalisierung sollen alle Verwaltungsakten digitalisiert und für eine elektronische Verarbeitung, Vorhaltung und Recherche im Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio verfügbar sein, welche aufgrund gesetzlicher Regelungen nicht von vorne herein im Stadtarchiv aufbewahrt werden müssen.
Für die Digitalisierung durch ein externes Dienstleistungsunternehmen wird ein Zeitraum von drei Jahren (Zeitraum 2025 - 2027) einkalkuliert. Der Vertrag beginnt frühestens am 01.09.2025 und spätestens am 01.10.2025. Der Auftraggeber behält sich eine einmalige Verlängerung des Rahmenvertrages um ein weiteres Jahr (2028) vor.
Der Vertrag beginnt frühestens am 01.09.2025 und spätestens am 01.10.2025. Der Auftraggeber behält sich eine einmalige Verlängerung des Rahmenvertrages um ein weiteres Jahr (2028) vor.
Die Digitalisierung der Akten betrifft die Hauptverwaltung sowie teilweise Nebenstellen (z.B. Feuerwehr, Stadtbetrieb Zentrales Immobilienmanagement).
Ermittelt wird der wirtschaftlichste Bieter in Bezug auf den Gesamtpreis.
Das im Rahmen des Angebots einzureichende Konzept darf max. 10 Seiten in DIN A4, Schriftgröße 12 Punkt, nicht überschreiten. Deckblatt/Titelseite und Abschlussseite mit Kontaktdaten werden hierbei nicht mitgezählt, jedoch alle anderen Seiten einschließlichetwaiger Einschübe zur Gliederung. Das Konzept, das Sie als Teil des Angebots einreichen, ist im PDF-Format vorzulegen. Die geforderten wertungsrelevanten Inhalte (siehe Bewertungskriterien Konzept) müssen enthalten sein.
- Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
- Bieter können die Unwirksamkeit eines Vertragsschlusses feststellen lassen, wenn der öffentliche Auftraggeber gegen die Informations- und Wartepflicht aus § 134 GWB verstoßen hat oder der Auftrag rechtswidrig ohne vorherige Bekanntmachung im Amtsblatt derEuropäischen Union vergeben wurde. Wurde der Bieter ohne Vorabinformation direkt durch den öffentlichen Auftraggeber informiert oder die Auftragsvergabe im EU-Amtsblatt bekanntgemacht, muss er einen Nachprüfungsantrag innerhalb von 30 Tagen einlegen,selbst bei unterbliebener Information jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss (§ 135 Abs. 2, Abs. 1 GWB).
Neben den vorgenannten Rechtsbehelfsfristen sind folgende Rügefristen zu beachten:- Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB).- Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oderzur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).
Stadt EuskirchenZentrale Vergabestelle (ZVS)Altes Rathaus Baumstraße 253879 Euskirchen
Beim Öffnungstermin sind Bieter und ihre Bevollmächtigten nicht zugelassen.Das Ergebnis der Angebotsöffnung wird nicht mitgeteilt.
Angebote von Bietern, die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht alle erforderlichen Unterlagen enthalten, werden nicht zwingend von der Wertung ausgeschlossen. Der Auftraggeber behält sich gemäß § 56 Abs. 2 VgV vor, Bieter aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen, sofern sie nicht die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen (§ 56 Abs. 3 VgV), innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen oder zu vervollständigen.
Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bieter in Frage stellt.
Erklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123 oder § 124 GWB vorliegen.Erklärung, dass das Unternehmen in den letzten zwei Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften, der zu einem Eintragim Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro belegt worden ist.
Gegebenenfalls Erklärung, dass Unternehmen Maßnahmen zur Selbstreinigung ergriffen hat, durch die dieUnternehmen die Zuverlässigkeit wieder hergestellt wurde.
Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenen Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen.
Siehe Formular 124 LD, Eigenerklärung zur Eignung
Angaben zu Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind.Erklärung, dass in den letzten drei Jahren vergleichbare Leistungen ausgeführt wurden.
Angaben zu Arbeitskräften
Erklärung, dass die für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehen.
Angaben zu Eintragungen in das Berufsregister des zuständigen Firmensitzes oder Wohnsitzes sowie Angaben zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft.
Siehe Formular 124 LD, Eigenerklärung Eignung
Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung
Erklärung, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt wurde.
Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation
Erklärung, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde undsich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet. AlternativErklärung, dass ein Insolvenzplan wurde rechtskräftig bestätigt wurde und auf Verlangen vorgelegt wird.
Eigenerklärung zur Anwendung der TR-Resiscan bzw. Nachweis Zertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, BSI TR-03138
Eigenerklärungen-...zur Eignung - Formblatt 124 LD-...über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen - Formblatt 521 EU-...zu Sanktionen - Formblatt 523 EU-...über Informationen zum Bieter - Formblatt csx59-...Eigenerklärung zur Anwendung der TR-Resiscan bzw. Nachweis Zertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, BSI TR-03138
Die drei besten Anbieter werden zu einer Online-Vorstellung ihres Konzepts am 01.07.2025 eingeladen (Rahmenbedingungen der Vorstellung, siehe Dokument "Zuschlagskriterien und Gewichtung" in den Vergabeunterlagen)