Verfahrensangaben

Die Stadt Aachen hat in den Jahren 2023 bis 2024 einen hochbaulich, freiraumplanerischen Realisierungswettbewerb für den Neubau der 4. Feuer- und Rettungswache durchgeführt. Das Plangebiet liegt im südlichen Teil des Stadtbezirks Aachen-Mitte und umfasst eine Größe von ca. 2,3 ha. Gegenstand des Wettbewerbs war die Planung eines zukunftsweisenden und funktionalen Neubaus für die 4. Feuer- und Rettungswache, sowie eines städtebaulich und freiraumplanerischen Gesamtkonzeptes für das Wettbewerbsgelände. Das Hauptziel bestand darin, ein Gebäude zu entwerfen, das den Anforderungen eines modernen Feuerwehrhauses entspricht und optimale Arbeitsbedingungen für die Feuerwehrleute bietet. Nachrangig sollte ein Kunstrasensportplatz als Sportaußenanlage mit Umkleidegebäude und ein frei zugänglicher Sportbereich (Bolzplatz) konzipiert werden.
Der Wettbewerb endet - anders als ein Vergabeverfahren - nicht mit der Erteilung eines Auftrags, sondern mit der Beurteilung und Prämierung von Planungsvorschlägen durch ein Preisgericht. Die Preisgerichtssitzung zum Planungswettbewerb "Feuer- und Rettungswache Aachen" fand am 05.09.2024 statt. Auch wenn bereits Preistragende gekürt worden sind, setzt die Beauftragung eines Preistragenden bzw. Teilnehmenden des Wettbewerbs zwingend zusätzlich ein Vergabeverfahren nach den Regeln über die Vergabe öffentlicher Aufträge voraus. Insoweit ist jedoch die Sonderregelung des § 14 Abs. 4 Nr. 8 VgV zu beachten, wonach das anschließende Vergabeverfahren als Verhandlungsverfahren ohne erneute Bekanntmachung auf den oder die Preistragenden beschränkt werden kann, soweit in der Auslobung bestimmt ist, dass der Auftrag an den Gewinner oder an einen der Preistragenden vergeben werden soll.
Die Stadt Aachen hat in der Auslobung bestimmt, dass die Verhandlungen mit den drei Preistragenden geführt werden sollen.

Wettbewerbsgegenstand ist die Erarbeitung eines städtebaulichen und freiraumplanerischen Gesamtkonzeptes für das Wettbewerbsgelände und der Entwurf einer Feuer- und Rettungswache mit einer BGF von ca. 5.300 m2 und geschätzten Kosten von 16,1 Mio. EUR brutto (Kostengruppen 300 und 400). Das Wettbewerbsgelände umfasst eine Fläche von insgesamt 2,3 Hektar. Der für die Neuordnung der Freianlagen bislang erfasste Kostenrahmen beträgt 3,14 Mio. EUR brutto.

Bearbeitungszeiträume
Leistungsphasen 1-3: 4. Quartal 2024 - 2. Quartal 2025
Unterbrechung der Bearbeitung wg. B-Plan: 3. Quartal 2025 - 3. Quartal 2026
Leistungsphase 4-7: 4. Quartal 2026 - 3. Quartal 2027
Bearbeitungszeitraum Ausführung: 4. Quartal 2027 - 3. Quartal 2029

Der AG beabsichtigt, die ausgeschriebenen Architektenleistungen stufenweise zu beauftragen:

Stufe 1: Leistungsphase 1-2
Stufe 2: Leistungsphase 3-4
Stufe 3: Leistungsphase 5-9

Die Beauftragung der Folgestufe erfolgt in Abhängigkeit der Freigabe durch die Ausschüsse und politischen Gremien.

Der AN hat keinen Anspruch auf weitere Beauftragung nach Stufe 1, er kann aus der stufenweisen Beauftragung keine weitergehenden Vergütungsansprüche oder Schadenersatzansprüche ableiten.

Gegenstand des Auftrags
Gegenstand des Auftrags sind die Planungsleistungen der
- Objektplanung Gebäude und Innenräume gemäß § 34 HOAI
- Objektplanung Freianlagen gemäß § 39 HOAI
- Flächenplanung (Städtebaulicher Entwurf) auf Grundlage der AHO Nr. 42
Es erfolgt keine Aufteilung der vertragsgegenständlichen Planungsleistungen in Lose. Die Beauftragung erfolgt in Leistungsstufen; die Beauftragung der jeweils nächsten Stufe erfolgt schriftlich durch die Stadt Aachen. Die Abnahme der Leistungsphasen erfolgt schriftlich.
Der Auftraggeber beauftragt die folgenden Leistungen:
Die Beauftragung erfolgt stufenweise gemäß § 34 HOAI Honorarzone IV:
1. Leistungsphase 1 - 5
2. Optional: Leistungsphase 6 - 9
Die Beauftragung erfolgt stufenweise gemäß § 39 HOAI, Honorarzone IV:
1. Leistungsphase 1 - 5
2. Optional: Leistungsphase 6 - 9
Die Beauftragung erfolgt auf Grundlage der AHO Nr. 42 "Besondere Leistungen zur Flächenplanung" - Städtebaulicher Entwurf (hohe Anforderungen), HOAI 2021 in
1. LP 1 - 3
In den Angebotsunterlagen ist darzulegen, welche Rechtsform das Team für die Umsetzung annimmt (z.B. Arbeitsgemeinschaft, Unterauftragnehmer). In jedem Fall gilt das Architekturbüro als federführend und Hauptansprechpartner gegenüber der Stadt Aachen.

Haftungsausschluss:
Der Auftraggeber haftet für unvollständige bzw. unrichtige Angaben in den Vergabeunterlagen nur im Falle von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

Datenschutz (Informationen nach Art. 13, 14 und 21 DSGVO):
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist der Auftraggeber im Sinne der besonderen Bewerbungsbedingungen. Im Rahmen dieses Vergabeverfahrens werden die nachfolgenden Daten der Bietenden verarbeitet:
- Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bietenden, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpartner*innen der Bietenden (z. B. Vorname und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer).
- Daten zur Qualifikation und Eignung der vom Bietenden eingesetzten Beschäftigten und Referenzen über in der Vergangenheit vom Bietenden ausgeführte vergleichbare Leistungen (nebst persönlicher Kontaktdaten der Ansprechpartner*in). Die Bietenden müssen jeweils vor der Benennung sicherstellen, dass die Ansprechpartner*in in die Weitergabe der persönlichen Kontaktdaten und die Angabe der Referenzen eingewilligt haben.
Diese Daten werden im Rahmen des Vergabeverfahrens dokumentiert und dem Vergabevermerk beigelegt.
Der Auftraggeber hat bei der Vergabe öffentlicher Aufträge die vergaberechtlichen Bestimmungen zu beachten. Dazu gehören insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) sowie die jeweiligen vergaberechtlichen Bestimmungen des Landes- und des Haushaltsrechts.
Die Daten werden gestützt auf folgende Rechtsgrundlagen verarbeitet:
- Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i. V. m. § 97 Abs. 1 GWB und §§ 122 ff. GWB (bzw. i. V. m. den entsprechenden landes- oder haushaltsrechtlichen Bestimmungen)
- Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e) DSGVO i. V. m. § 97 Abs. 1 GWB und §§ 122 ff. GWB (bzw. i. V. m. den entsprechenden landes- oder haushaltsrechtlichen Bestimmungen).
- Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO
Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung dieser Daten gesetzlich zulässig ist oder die Bietenden in die Übermittlung der Daten eingewilligt haben:
- Weitergabe von Daten an öffentliche Stellen oder Institutionen (Behörden, zum Beispiel im Rahmen einer Strafverfolgung) bei Vorliegen einer rechtlichen Verpflichtung.
- Weitergabe von Daten an die entsprechende Behörde bei Einholung einer Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (bzw. Wettbewerbsregister).
- Weitergabe von Daten an die unterlegenen Bietenden, die (soweit erforderlich) einen Antrag auf die Unterrichtung über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bietenden gestellt haben.
Soweit bei bestimmten Verfahrensarten ein vergaberechtliches Erfordernis besteht, wird für die Dauer von drei Monaten über den vergebenen Auftrag auf der Internetseite des Auftraggebers informiert.
- Weitergabe von Daten an die Vergabenachprüfstelle im Sinne dieser besonderen Bewerbungsbedingungen zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen sowie an die zuständigen Gerichte im Falle von sofortigen Beschwerden oder Klagen.
- Weitergabe von Daten an vom Auftraggeber eingesetzte Auftragsverarbeiter (z. B. im Bereich der Beratungs-, IT- oder Druckdienstleistungen), die die Daten der Bietenden weisungsgebunden für ihn verarbeiten. Wenn der Auftraggeber für die Erfüllung seiner Aufgaben ein Unternehmen beauftragt, beachtet er stets die datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Eine Weitergabe der Daten der Bietenden erfolgt insbesondere nur nach dem Abschluss von Verträgen zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
Wenn es für die Durchführung des Vertrages mit dem späteren Auftragnehmenden erforderlich ist, gibt der Auftraggeber dessen Daten beispielsweise an Banken oder Versanddienstleister*innen weiter.
Für die Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten der Bietenden gelten grundsätzlich die (landes-)rechtlichen Aufbewahrungsfristen für Vergabeunterlagen. Darüber hinaus unterliegen dem Auftraggeber weiteren Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch oder dem Steuerrecht ergeben. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Die Speicherdauer richtet sich zudem nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht. Die personenbezogenen Daten der Bietenden werden grundsätzlich nur in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland oder der Europäischen Union verarbeitet. Eine Übermittlung in ein Drittland kommt nur dann in Frage, wenn der Bietende dem Auftraggeber seine Einwilligung erteilt hat oder wenn der Auftraggeber einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO unter Berücksichtigung der Standardvertragsklauseln der Europäischen Union oder anderen geeigneten Garantien abgeschlossen hat.
Den Bietenden stehen die nachfolgenden Rechte aus der DSGVO zu:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Die Bietenden haben das Recht auf Auskunft zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten.
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Die Bietenden haben das Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten - auch mittels einer ergänzenden Erklärung - zu verlangen.
- Recht auf Löschung / Recht auf "Vergessenwerden" (Art. 17 DSGVO): Die Bietenden haben das Recht auf Löschung personenbezogener Daten, insbesondere wenn die Daten für die Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder sie eine Einwilligung widerrufen haben.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung / Sperrung (Art. 18 DSGVO): Die Bietenden haben das Recht auf Einschränkung, insbesondere wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von den Bietenden bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es dem Auftraggeber ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Die Bietenden haben das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Auftraggeber bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Auftraggeber zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
- Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Die Bietenden haben das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere bei einer Verarbeitung zur Betreibung von Direktwerbung. Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
- Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO): Die Bietenden haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung - einschließlich Profiling - beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, aufgrund von gesetzlichen Vorschriften zulässig ist und diese Vorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung ihrer Rechte und Freiheiten sowie ihrer berechtigten Interessen enthalten oder mit ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.
Beschwerderecht (Art. 77 DGVO): Die Bietenden haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch den Auftraggeber bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Eine Liste der Landesdatenschutzbeauftragten sowie ihrer Kontaktdaten können unter diesem Link abgerufen werden.
12.8 Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist gemäß Art. 13 Abs. 2 lit. e) DSGVO regelmäßig für die Anbahnung, den Abschluss, die Abwicklung und Rückabwicklung eines Vertrages erforderlich. Für den Fall, dass Bietende die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, ist dem Auftraggeber ein Abschluss und eine Erfüllung eines Vertrages mit ihnen nicht möglich.

Bietende haben Verstöße gegen Vergabevorschriften unter Beachtung der Regelungen in § 160 Abs. 3 GWB zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit
1. der Antragstellende den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Besondere Bewerbungsbedingungen

Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen
- Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bietenden Unklarheiten, so hat der Bietende unverzüglich und noch vor Abgabe des Angebots darauf hinzuweisen.
- Die Bietenden werden aufgefordert, im Interesse einer schnellen Beseitigung von Unklarheiten, frühzeitig und im gesetzlich zulässigen Rahmen Ihre Fragen über das elektronische Vergabeportal zu übermitteln.

Wettbewerbsbeschränkungen
- Angebote von Bietenden, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen.
- Ebenfalls ausgeschlossen werden Bietende, die rechtskräftig wegen der Zugehörigkeit zu einer kriminellen Vereinigung oder Bestechung und Betruges verurteilt worden sind.
- Vor Ablauf der Angebotsfrist darf der Bietende keinerlei Mitteilungen über seine Beteiligung am Wettbewerb und über den Inhalt seines Angebotes machen, sofern diese Mitteilungen einer Erfassung der Wettbewerbsteilnehmenden und der Angebote dienen.
- Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Bietende auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bietende wirtschaftlich und rechtlich mit anderen Unternehmen verbunden ist.

Angebote
- Angebote einschließlich aller Anlagen sind in deutscher Sprache abzufassen.
- Für die Abgabe eines Angebotes sind möglichst die vom Auftraggeber übersandten Vordrucke zu verwenden.
- Angebote müssen die vom Bietenden angegebenen Anlagen sowie die in den Vergabeunterlagen geforderten Erklärungen und Nachweise enthalten. Änderungen des Bietenden an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein.
- Angebote können bis zum Ablauf der gesetzten Frist berichtigt, geändert oder zu- rückgenommen werden. Die Berichtigung, Änderungen oder Rücknahme müssen zweifelsfrei sein und der zur Abgabe vorgeschriebenen Form entsprechen. Nur die Rücknahme eines Angebots ist auch schriftlich oder in Textform zulässig.
- Etwaige Allgemeine Geschäftsbedingungen, insbesondere Liefer-, Vertrags- und Zahlungsbedingungen des Bietenden werden nicht Vertragsbestandteil.

Angaben/Eigenerklärungen
Soweit lediglich Angaben/Eigenerklärungen gefordert werden, behält sich der Auftraggeber das Recht vor, zur Behebung von Zweifeln entsprechende Bescheinigungen oder Nachweise nachzufordern. Kopien von Nachweisen werden anerkannt, sofern sie keinen Anlass zu Zweifeln an der Übereinstimmung mit dem Original geben. Eingereichte Nachweise müssen noch gültig und aktuell sein (bei Ablauf der Abgabefrist nicht älter als 12 Monate, soweit aus Inhalt und Zweck des Nachweises nichts anderes folgt, wie z. B. bei Prüfungszeugnissen). Ausländische Bietende haben gleichwertige Nachweise ihrer Herkunftsländer zu führen bzw. gleichwertige Erklärungen abzugeben. Bei fremdsprachlichen Bescheinigungen ist eine amtlich anerkannte Übersetzung in deutscher Sprache beizufügen.

Bietendengemeinschaften/ Arbeitsgemeinschaften
Bietendengemeinschaften/Arbeitsgemeinschaften sind zugelassen. Mit dem Ausdruck
"Bietende" sind in den Vergabeunterlagen daher auch Bietendengemeinschaften/ Arbeitsgemeinschaften gemeint. Jedes Mitglied der Bietendengemeinschaft/ Arbeitsgemeinschaft hat die in den Vergabeunterlagen genannten Nachweise, Erklärungen und Angaben zu erbringen. Die Bietendengemeinschaft/ Arbeitsgemeinschaft hat mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung abzugeben,
? in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
? in der alle Mitglieder aufgeführt sind und in der der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter*in bezeichnet ist,
? dass der bevollmächtigte Vertreter*in die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,
? dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

Mehrfachbeteiligungen
- Mehrfachbeteiligungen (einzeln und als Mitglied einer Bietendengemeinschaft/ Arbeitsgemeinschaft) sind unzulässig. Vorgesehene Nachunternehmer*innen dürfen nur dann als Mitglieder einer Bietendengemeinschaft/ Arbeitsgemeinschaft auftreten oder für mehrere Bietende eingebunden werden (Mehrfachbeteiligungen), wenn der Geheimwettbewerb gewahrt ist, insbesondere keine Einflussnahmemöglichkeit auf die Angebote mehrerer Bietende besteht.
- Sofern sich mehrere verbundene Konzernunternehmen (einzeln und als Mitglied einer Bietendengemeinschaft/ Arbeitsgemeinschaft) am Verfahren beteiligen, so haben diese ebenfalls den Nachweis zu erbringen, dass der Geheimwettbewerb zwischen den verbundenen Konzernunternehmen gewahrt ist, insbesondere keine Einflussnahmemöglichkeit auf die Angebote mehrerer Bietenden besteht.
- Der Auftraggeber behält sich die Kontaktaufnahme zum Mehrfachbeteiligten (auch Nachunternehmer*in) zum Zweck der Prüfung oder Abforderung entsprechender Versicherungen vor.

Haftungsausschluss
Der Auftraggeber haftet für unvollständige bzw. unrichtige Angaben in den Vergabeunterlagen nur im Falle von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

Vertraulichkeit und Geheimhaltung
- Auftraggeber und Bietende verpflichten sich, im Rahmen des Vergabeverfahrens erlangte Informationen - auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens - streng vertraulich zu behandeln. Hierzu sind auch durch jeden mit der Erstellung bzw. Auswertung des Angebots beschäftigten Mitarbeitende oder hiermit beauftragte Dritte sowie etwaige durch den Bietende einbezogenen Nachunternehmen und Lieferanten zu verpflichten.
- Die vom Auftraggeber dem Bietenden überlassenen Vergabeunterlagen dürfen ausschließlich zur Erstellung des Angebots bzw. im Auftragsfall zur Leistungserbringung verwendet werden. Jede Verwendung für andere Zwecke, Veröffentlichung und/oder Weitergabe an Dritte, auch auszugsweise, bedarf der schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers.
- Die Namen der Bietenden, die sich an dem Vergabeverfahren beteiligen, werden vom Auftraggeber vertraulich behandelt. Die Angebote einschließlich der Anlagen werden auch nach Abschluss des Vergabeverfahrens sorgfältig verwahrt und vertraulich behandelt.