Gegenstand dieser Ausschreibung ist die exklusive Vergabe der gastronomischen Bewirtschaftung von Veranstaltungen im Eurogress Aachen sowie im Neuen Kurhaus gegen Zahlung einer Umsatzprovision an die Konzessionsgeberin.

Der Auftragsgegenstand umfasst die umfassende gastronomische Versorgung von Besucherinnen und Besuchern, Gästen, Kundinnen und Kunden sowie Mitwirkenden während verschiedener Veranstaltungsformate in den genannten Veranstaltungsstätten. Dazu zählen insbesondere Tagungen, Kongresse, Galaveranstaltungen, Konzerte, Empfänge, Kulturveranstaltungen, Messen, private Anlässe (wie z. B. Jubiläen, Hochzeiten, Geburtstage) sowie öffentliche Events mit hohem Gästeaufkommen.

In beiden Locations ist die gastronomische Versorgung individuell vor, während und nach den Veranstaltungen sicherzustellen. Insbesondere bei publikumsintensiven Großveranstaltungen wird eine effiziente, qualitativ und quantitativ überzeugende Versorgung großer Besucherzahlen an mehreren Verkaufs- und Ausgabestellen (Points of Sale) erwartet.
Zum Leistungsumfang zählen unter anderem:
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die zielgruppenspezifische Entwicklung, Kalkulation und Umsetzung gastronomischer Angebote,
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die gastronomische Abstimmung und Kommunikation mit Kunden, Veranstaltern und dem Auftraggeber,
der Einkauf und die Produktion von Speisen und Getränken unter Berücksichtigung regionaler und nachhaltiger Aspekte,
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die personelle und logistische Durchführung der gastronomischen Leistung vor Ort,
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sowie die entsprechende Nachbereitung der Veranstaltungen.

Ziel der Ausschreibung ist es, einen gastronomischen Partner zu gewinnen, der durch Qualität, Zuverlässigkeit, Flexibilität und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt - sowohl im anspruchsvollen Business-Kontext des Eurogress als auch im repräsentativen, publikumsnahen Rahmen des Kurhauses sowie bei öffentlichen Veranstaltungen in beiden Locations.

Ziel der Ausschreibung ist es, einen gastronomischen Partner zu gewinnen, der durch Qualität, Zuverlässigkeit, Flexibilität und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt - sowohl im anspruchsvollen Business-Kontext des Eurogress als auch im repräsentativen, publikumsnahen Rahmen des Kurhauses sowie bei öffentlichen Veranstaltungen in beiden Locations.

Die Laufzeit des Vertrags beginnt mit Zuschlagserteilung und endet, vorbehaltlich einer Verlängerung, mit Ablauf des 31.07.2031. Die Konzessionsgeberin ist berechtigt, das Vertragsverhältnis einmalig um weitere drei Jahre bis zum 31.07.2034 zu verlängern. Die Ausübung dieser Verlängerungsoption erfolgt schriftlich und wird dem Konzessionsnehmer spätestens bis zum 31.07.2030 mitgeteilt.

Im Eurogress erfolgt die Übergabe der dauerhaft überlassenen Räume und Flächen zum 01.08.2026.

Für das Neue Kurhaus liegt zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch kein verbindliches Eröffnungsdatum vor. Derzeit wird mit einer Pre-Opening-Phase ab dem Frühjahr 2026 gerechnet. Der konkrete Zeitpunkt der Inbetriebnahme hängt vom Baufortschritt und den behördlichen Freigaben ab. Erste Veranstaltungen im Rahmen eines Soft Openings könnten ab Juni 2026 stattfinden; ein Hard Opening wäre ab Mitte Juni 2026 denkbar.

Weitere Ausführungen entnehmen Sie bitte der Datei "Leistungbeschreibung".

Die vertragliche Zusammenarbeit mit dem Konzessionsnehmer für das Neue Kurhaus beginnt mit Zuschlagserteilung. Dadurch kann der Konzessionsnehmer frühzeitig die Pre-Opening-Phase vorbereiten, aktiv an Planung, Angebotskalkulation und Abstimmung laufender Veranstaltungsanfragen mitwirken, die dem Auftraggeber zum Zeitpunkt der Ausschreibung bereits vorliegen. Unabhängig vom vorgezogenen Vertragsbeginn endet das Vertragsverhältnis für beide Locations am 31.07.2031, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Die Verlängerungsoption um weitere drei Jahre gilt gleichermaßen für beide Locations. Das konkrete Eröffnungsdatum des Neuen Kurhauses und damit verbundene vertragliche Fristen werden nach Festlegung ergänzend im Vertrag aufgenommen.

Eurogress Aachen & Neues Kurhaus Aachen

Die Einlegung von Rechtsbehelfen richtet sich nach den §§ 160 ff. GWB. Die Fristen insbesondere des § 160 Abs. 3 GWB sind zu beachten. Ein Antrag auf Nachprüfung ist u.a. gem. § 160 Abs. 3 Nr. 4 unzulässig, wenn er nicht innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, erhoben wird.

1. Als Sicherheit wird gefordert:
- Sicherheitsleistungen werden nicht gefordert

2. Die Unterlagen stehen ausschließlich als kostenloser Download unter http://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/company/welcome.do zur Verfügung. Die Weitergabe der Ausschreibungsunterlagen an Dritte sowie die gewerbliche Nutzung der Ausschreibungsunterlagen sind nicht gestattet.

3. Auskünfte über die Vergabeunterlagen sind schriftlich bis zum 29.09.25 über das Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen zu beantragen!

4. Die nachfolgenden Bedingungen sind zwingend zu berücksichtigen:
a. Die gemachten Vorgaben zu Form und Inhalt müssen eingehalten werden.
b. Das Bieterangebot muss vollständig sein.
c. Eventuelle Fragen zum Ausschreibungs-Verlauf oder dessen Inhalt sind zwingend bis zur Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen zu stellen. Fragen, die nach der Frist eingereicht werden, können nicht mehr beantwortet werden.
d. Es gilt deutsches Recht.
e. Angebotseinreichungen über die unter 5.4. definierten Kanäle hinaus, z. B. telefonische Angebote, werden nicht akzeptiert.
f. Ein Verstoß gegen die hier benannten Angebotsbedingungen kann zum Ausschluss des Verfahrens führen.
g. Sämtliche gemachten Angaben zu historischen Veranstaltungsaufkommen oder Umsätzen stellen keine Garantie für ein zukünftiges Veranstaltungsaufkommen oder Umsätze dar.

5. Wertung der Angebote:
Die Bewertung der Bieterangebote erfolgt auf Grundlage des nachfolgend beschriebenen Schemas und unter Anwendung der Anlage Bewertungsmatrix. Aus der erreichten Gesamtpunktzahl je Bieter ergibt sich eine Rangfolge - vom Angebot mit der höchsten bis zur niedrigsten Punktzahl.

Insgesamt können maximal 100,00 Punkte erreicht werden, die sich auf zwei unterschiedlich gewichtete Teilbereiche verteilen:
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60,00 Punkte im Bereich Organisation und Konzept
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40,00 Punkte im Bereich Wirtschaftlichkeit

Weitere Informationen zu der Wertung der Angebote: Vgl Dokument "Leistungsbeschreibung" unter Punkt 5.3.

Im weiteren Angebots- und Verhandlungsverlauf beabsichtigt der Auftraggeber zudem die Durchführung einer sensorischen Prüfung. Hierzu werden maximal drei Bieter aufgefordert, die zum jeweiligen Zeitpunkt der Bewertung die höchste Punktzahl erreicht haben und somit die größte Aussicht auf den Zuschlag besitzen. Die konkreten Kriterien, Anforderungen sowie der Ort und die organisatorische Ausgestaltung dieser Prüfungen werden zu einem späteren Zeitpunkt im Verfahren durch den Auftraggeber bekanntgegeben.

6. Ziel dieses Verfahrens ist die exklusive Vergabe der gastronomischen Bewirtschaftung gegen Zahlung einer Umsatzprovision. Die Vergabe erfolgt als Dienstleistungskonzession im Sinne von § 105 Abs. 1 Nr. 2 GWB i.V.m. § 1 KonzVgV.

7. Nach § 12 KonzVgV ist der Konzessionsgeber in der Ausgestaltung des Verfahrens frei. Vorliegend wird ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gewählt. Das VMS stellt ein solches Vergabeverfahren jedoch nicht dar. Der Teilnahmewettbewerb dient somit der direkten Angebotsabgabe.Somit wird jedem Bieter eine unmittelbare Angebotsabgabe ohne vorgelagertes Eignungsprüfungsverfahren ermöglicht. Weiterhin wird dadurch eine europaweite Bekanntmachung sichergestellt.

Gemäß VOL/B und den Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB)

Einzureichende Unterlagen:
- Eigenerklärung des Unternehmens gemäß §§ 123, 124 GWB
- Angebotsschreiben
- Formular 523 EU VHB NRW - Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Abs. 3 der Verordnung (EU) 2022/576
- Fragenkatalog gemäß Punkt 6 der Leistungsbeschreibung (ab Seite 30 bis Seite 39)