Nachricht:

Sehr geehrte Damen und Herren,

zur o. a. Ausschreibung sind folgende Bieterfragen gestellt worden:

Frage 6:
Wäre es möglich Fotos der Paletten in ihrem aktuellen Zustand zu erhalten?

Antwort zu Frage 6:
Dies ist nicht möglich, da Fotos nicht existieren und die Anfertigung beim Dienstleister im Großtiefkühlhaus mit erheblichem Aufwand und Kosten verbunden wären.


Frage 7:
Muss die Charge Nr. 1 (32 Paletten) Vakuumgefriertrocknet werden? In der Beschreibung der Ausschreibungsunterlagen steht "Restaurierung/Reinigung" und nicht "Gefriertrocknung".

Antwort zu Frage 7:
Gemäß Leistungsbeschreibung (s. Anlage) besteht Los 1 aus 5 Leistungen, darunter explizit die Vakuumgefriertrocknung. Bei der Übertragung in das elektronische Vergabemanagementsystem scheint es zu einem Übertragungsfehler gekommen zu sein, so dass die Position fehlte. Diese Position wurde nun ergänzt. Bitte beachten Sie das neue Excel-Leistungsverzeichnis in den Vergabeunterlagen.


Frage 8:
Ist es im Hinblick auf die Entnahme des Materials aus dem Tiefkühlraum möglich, dass unser Personal die Paletten auf geordnete und nachverfolgbare Weise neu sortiert, um die Gesamtanzahl der Paletten zu reduzieren? Diese Frage ergibt sich aus der Tatsache, dass dadurch die Anzahl der für den Transport benötigten LKWs sowie die Anzahl und Größe der Tiefkühlräume für die Lagerung des Materials vor der Verarbeitung reduziert werden könnten, was zu einer besseren Umweltbilanz und Energieeinsparungen und somit zu wirtschaftlichen Vorteilen führen würde.

Antwort zu Frage 8:
Dies ist nur in Eigeninitiative mit dem Dienstleistungsunternehmen mit entsprechendem Kostenaufwand direkt abzustimmen und ggf. zu beauftragen. Von unserer Seite ist es mutmaßlich wenig zweckmäßig, den Versuch zu unternehmen, die bereits im damals möglichen Rahmen möglichst hoch gepackten Paletten umzulagern. Die Aktenkartons sind mit feuchtem Inhalt in unterschiedlichsten Kartongrößen in unterschiedlichen Höhen gepackt worden. Die Verpackung war kein geordnetes, geplantes und systematisches Verfahren, sondern eine akute Bergungsmaßnahme in einem Katastrophengebiet.


Frage 9:
Wäre es für Sie akzeptabel, wenn die Gesamtdauer der Arbeiten 2 Jahre (Juli 2026 - Juli 2028) betragen würde, anstatt dass die Arbeiten erst 2029 abgeschlossen werden?

Antwort zu Frage 9:
Gemäß Auftragsbeschreibung muss die Durchführung bis spätestens 31.12.2029 abgeschlossen sein. Ein früherer Abschluss wirkt sich bei der Bewertung gemäß Zuschlagskriterium 2 vorteilhaft aus.


Frage 10:
In den Ausschreibungsunterlagen wird einmal in der Ausschreibung davon gesprochen, dass die Lose 2,3,6,7,8 dem Bundeskulturschutzgesetz unterliegen und damit nicht aus der Bundesrepublik ausgeführt werden dürfen. In der Excell Datei der Leistungsbeschreibung sind es umgekehrt die Lose 1,4,5,6 die ausgeführt werden können. Verstehen wir es richtig, dass es keine weiteren Lose gibt, die nicht dem Bundeskulturschutzgesetz unterliegen und damit ausgeführt werden können?

Antwort zu Frage 10:
Die Lose 2, 3, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19 und 20 unterliegen dem Bundeskulturgutschutzgesetz und sind daher nicht ausfuhrfähig. Dies entspricht der Darstellung im Leistungsverzeichnis (Excel-Datei).
Die Allgemeine Auftragsbeschreibung, die die Lose auch erwähnt, war unvollständig und beinhaltete fälschlicherweise Los 6, das jedoch nicht darunterfällt. Die Leistungsbeschreibung wurde im Punkt 4 entsprechend angepasst.



Mit freundlichen Grüßen
i. A.

Zentrale Vergabestelle der Kupferstadt Stolberg (Rhld.)

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Sehr geehrte Damen und Herren,

zur o. a. Ausschreibung sind folgende Bieterfragen gestellt worden:

Frage 1:

Wie wird das Kriterium "Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist" konkret bewertet?
Wir bitten um Mitteilung:

-ob konkrete Zeitangaben (z. B. Monate/Jahre) erwartet werden,
-welche Zielwerte oder Referenzwerte zugrunde gelegt werden,
-nach welcher Bewertungslogik (z. B. lineare Punktevergabe, Bestwertmethode) die Angebote verglichen werden,


Antwort zu Frage 1:
- ob konkrete Zeitangaben (z. B. Monate/Jahre) erwartet werden?
Es werden konkrete Zeitangaben in Monaten erwartet. Die Angaben sollen mit Beginn und Ende der Durchführung absolut dargestellt werden.

- welche Zielwerte oder Referenzwerte zugrunde gelegt werden?
Der Zielwert ist das späteste Ende der Durchführung zum 31.12.2029. Für dieses Datum werden die geringsten Punkte vergeben. Eine genaue Punkteverteilung entnehmen Sie bitte der angehängten Wertungsmatrix.

-nach welcher Bewertungslogik (z. B. lineare Punktevergabe, Bestwertmethode) die Angebote verglichen werden?
Als Bewertungsmethode wurde die Preis-Quotient-Methode durchgeführt. Die gewählte Methode wertet den Preis zu 20 Prozent und die Qualitätskriterien zu 80 Prozent. Dabei gibt es zu jedem Kriterium eine Maximalpunktzahl. Zwischen der besten Punktzahl und der schlechtesten Punktzahl wird interpoliert. Eine genaue Punkteverteilung entnehmen Sie bitte der angehängten Wertungsmatrix.


Frage 2:

Wie grenzt sich das Kriterium "Schnelligkeit des Leistungsbeginns" inhaltlich von der "Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist" ab?
Wir bitten um Klarstellung:
-ob es sich um eigenständige, voneinander unabhängige Kriterien handelt,
-welche konkreten Parameter jeweils bewertet werden,
-wie eine Doppelbewertung identischer Leistungsaspekte ausgeschlossen wird.
- Nach welcher Skala erfolgt die Bewertung des Leistungsbeginns (z. B. Tage/Wochen nach Zuschlag)?

Antwort zu Frage 2:
Wie grenzt sich das Kriterium "Schnelligkeit des Leistungsbeginns" inhaltlich von der "Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist" ab?
Die "Schnelligkeit des Leistungsbeginns" bezieht sich auf den Beginn der Durchführung der Leistung nach Zuschlagserteilung. Je schneller der Auftragnehmer mit der Leistung beginnen kann, desto mehr Punkte werden vergeben.

-ob es sich um eigenständige, voneinander unabhängige Kriterien handelt?
Es handelt sich bei den beiden Kriterien um eigenständige, voneinander unabhängige Kriterien. Die "Schnelligkeit des Leistungsbeginns" bezieht sich auf den Beginn der Leistung. Die "Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist" bezieht sich auf den Zeitraum, die der Auftragnehmer für die zu erbringende Leistung benötigt.
Dabei wird jedes Los für sich gewertet und demnach ist die Terminierung für jedes Los einzeln vorzunehmen. Seitens der Bieter ist jedoch dafür Sorge zu tragen, dass sofern auf mehrere Lose angeboten wird, die angebotenen Zeiträume eingehalten werden können, da diese bei Zuschlagserteilung Vertragsbestandteil werden und verbindlich einzuhalten sind.

-welche konkreten Parameter jeweils bewertet werden,
Eine genaue Punkteverteilung entnehmen Sie bitte der angehängten Wertungsmatrix.

-wie eine Doppelbewertung identischer Leistungsaspekte ausgeschlossen wird.
Eine genaue Punkteverteilung entnehmen Sie bitte der angehängten Wertungsmatrix.

- Nach welcher Skala erfolgt die Bewertung des Leistungsbeginns (z. B. Tage/Wochen nach Zuschlag)?
Die nach Punktwerten ausgestaltete Bewertungsskala ist quartalsmäßig gestaffelt ab Quartal 4/2026. Eine genaue Punkteverteilung entnehmen Sie bitte der angehängten Wertungsmatrix.


Frage 3:

Welche konkreten Unterkriterien fließen in die Bewertung von "Klimaschutz und Energieeffizienz" ein (z. B. Ökostrom, Transportentfernungen)
- Welche Nachweise oder Berechnungsmodelle sind vorzulegen?
- Erfolgt die Bewertung auf Basis quantitativer Kennzahlen oder qualitativer Beschreibungen?
- Gibt es Referenzwerte oder Benchmarks, an denen die Angebote gemessen werden?
- Wie wird die Vergleichbarkeit unterschiedlicher Ansätze sichergestellt?
Wir bitten Sie um die vollständige Offenlegung der Bewertungsmethodik für sämtliche Qualitätskriterien, insbesondere:
Punktesystem (z. B. 0-10 Punkte),
Gewichtungslogik innerhalb der Kriterien,
Bewertungsmaßstäbe für die Ausprägungen,
Umgang mit unterschiedlichen Darstellungsformen (Freitext).

Antwort zu Frage 3:

Welche konkreten Unterkriterien fließen in die Bewertung von "Klimaschutz und Energieeffizienz" ein (z. B. Ökostrom, Transportentfernungen)?
Eine genaue Punkteverteilung entnehmen Sie bitte der angehängten Wertungsmatrix.

- Welche Nachweise oder Berechnungsmodelle sind vorzulegen?
Der Einsatz von Erneuerbarer Energie ist als Eigenerklärung mit dem jeweiligen Anteil anzugeben. Der Anteil ist in Prozentpunkten am Energieverbrauch anzugeben. Die Quellen der Energieträger fließen nicht in die Bewertung ein.
Der anzunehmende Gesamtenergieverbrauch im unmittelbaren Zusammenhang für die Durchführung der Leistung ist in quantitativen Angaben in kW/h anzugeben.
Transportentfernungen fließen nicht in die Bewertung ein, um keine Bieter zu benachteiligen.

- Erfolgt die Bewertung auf Basis quantitativer Kennzahlen oder qualitativer Beschreibungen?
Die Prozentpunkte bzw. Maßangaben auf Basis quantitativer Kriterien werden in eine gestaffelte Bewertungsskala eingegeben. Eine genaue Punkteverteilung entnehmen Sie bitte der angehängten Wertungsmatrix.

- Gibt es Referenzwerte oder Benchmarks, an denen die Angebote gemessen werden?
Die Angebote werden anhand der geforderten Eigenerklärungen und Angaben absolut betrachtet. Es erfolgt keine Angabe von Referenzwerten oder Benchmarks für die Bewertung der Angebote.

- Wie wird die Vergleichbarkeit unterschiedlicher Ansätze sichergestellt?
Durch die Angabe der jeweiligen Anteile und absoluten Summe des avisierten Energieverbrauchs und der Anteile der eingesetzten erneuerbaren Energie wird sichergestellt, dass die Ansätze unterschiedlicher Bieter vergleichbar sind. Die Ausprägungen werden anhand der Bewertungsmatrix nach Punktesystem verglichen.

- Umgang mit unterschiedlichen Darstellungsformen (Freitext)?
Freitextangaben werden nach inhaltlich-sachlicher Logik in das Punktesystem der Bewertungsmatrix übertragen.


Frage 4:

Wo kann man die geforderte Pendelmappe aus Los 1 beziehen? Wir finden leider keinen Anbieter, der die Mappe in genau der geforderten Spezifikation im Katalog hat.

Antwort zu Frage 4:
Die für die Mappen angegebenen Spezifikationen entfallen. Diese sind veraltete Angaben.

Frage 5:

die Musterabbildungen der Pendelmappen passen nicht zur Beschreibung der Pendelmappen in der Leistungsbeschreibung.
Könnten Sie dies bitte konkretisieren? Sollen die Mappen der Abbildung oder der Leistungsbeschreibung entsprechen?

Antwort zu Frage 5:
Einzig gültig sind die Form, Farbe und Ausstattung handelsüblicher Pendelmappen gemäß beigefügter Abbildungen. Das Dokument "Ausschreibung Vakuumgefriertrocknung von Archivgut _Allgemeine Auftragsbeschreibung 19-03-2026.pdf" wurde in diesem Zuge ausgetauscht.


HINWEIS:
Die Loslimitierung wird gänzlich aufgehoben. Das bedeutet, dass auf jedes Los geboten und der Zuschlag erteilt werden kann!
In diesem Zuge wird die Angebotsfrist bis zum 01.06.2026 verlängert.


Ich bitte um Beachtung bei der Kalkulation Ihres Angebotes.


Mit freundlichen Grüßen
i. A.

Zentrale Vergabestelle der Kupferstadt Stolberg (Rhld.)

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Sehr geehrte Damen und Herren,

aufgrund gestellter Bieterfragen mussten die Fristen entsprechend angepasst werden:

Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen (u.a.): 18.05.2026
Beantwortung rechtzeitig eingegangener Aufklärungsfragen (u.a.) bis 18.05.2026
Angebotsfrist: 26.05.2026 - 09:00 Uhr
Angebotsöffnung: 26.05.2026 - 09:00 Uhr
Abschluss Angebotsauswertung / Vorab-Nachricht nach §134 GWB: 09.07.2026
Zuschlags-/Bindefrist: 21.07.2026
Plangemäßer frühester Leistungsbeginn bei regulärem Verfahrensablauf: 21.07.2026

Eine Beantwortung der Bieterfragen erfolgt nach Klärung zu einem späteren Zeitpunkt an alle Bewerber/Bieter.


Mit freundlichen Grüßen
i. A.

Zentrale Vergabestelle der Kupferstadt Stolberg (Rhld.)

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Sehr geehrte Damen und Herren,

zur o. a. Ausschreibung sind folgende Bieterfragen gestellt worden:

Frage 1:
Wie hoch sind die gepackten Paletten?

Antwort zu Frage 1:
Die Paletten haben überwiegend eine Höhe von 120-130 cm (ohne Holzpalette), Ausreißer können bei 100 cm oder +140 cm liegen.

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Frage 2:
Mit welchem Nässegrad (klamm, feucht oder nass) sind die Akten etc. eingefroren worden bzw. wie lange hat das Archivgut im Wasser gelegen?

Antwort zu Frage 2:
Die Unterlagen sind vollständig nass. Sie waren über Nacht vollständig unter Wasser. Ein Probedurchlauf hat durchschnittlich 105 Liter Wasser/pro Palette ergeben.

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Frage 3:
Sind die Paletten überhängend gepackt, d.h. hängt das Archivgut über den Palettenrand hinaus über?

Antwort zu Frage 3:
Die Paletten sind nicht überhängend gepackt. Die Unterlagen wurden auf Kante und gestretcht eingelagert, um Transport und Tiefkühllagerung zu ermöglichen.

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Frage 4:
Im Rahmen der Durchsicht der Ausschreibungsunterlagen bitten wir um Klärung zur Vorgabe unter Punkt 3.2 (Umbettung der Bauakten):
Dort wird die Verwendung einer "Pendelmappe aus 450 g/qm Manilakarton, Farbe: orange" nach Mustervorgabe gefordert. Eine entsprechende Musterabbildung war den Unterlagen jedoch nicht beigefügt.
Wir bitten daher um Bereitstellung bzw. Konkretisierung der Mustervorgabe.
Zudem möchten wir darauf hinweisen, dass handelsübliche Pendelhefter aus gefärbtem Manilakarton in der Regel nicht den Anforderungen an alterungsbeständige und archivgerechte Materialien gemäß DIN ISO 16245 entsprechen und je nach Ausführung ein Ausbluten der Farbstoffe nicht ausgeschlossen werden kann.
Vor diesem Hintergrund bitten wir um Klärung, ob alternativ alterungsbeständige, normgerechte Archivmappen (z. B. aus entsprechend zertifiziertem Kartonmaterial) verwendet werden sollten? z.b. solche Mappen: https://archivbox.com/Archivierung-Schriftgut/Mappen-Umschlaege/Haengemappen/486/Haengemappe-Adagio-31-8-x-24-2-geschlossen

Antwort zu Frage 4:
Die Abbildungen werden unter Vergabeunterlagen bereitgestellt.
Der Bestand der Bauakten ist nicht Bestand des Historischen Archivs, da er die Altregistratur des Amtes für Bauordnung mit laufenden Akten ist. Diese unterliegen nicht dem Archivgesetz NRW und werden nicht konservatorisch behandelt bevor sie ans Archiv abgegeben werden. Die DIN ISO 16245 findet nur auf Archivgut Anwendung. Der Auftrag soll wie beschrieben ausgeführt werden.


Ich bitte um Beachtung bei der Kalkulation Ihres Angebotes.

Sollten Sie bereits ein Angebot eingereicht haben und die Beantwortung der Bieterfragen würde zu einer Änderung desselben führen, müsste dieses Angebot zurückgezogen und ein neues Angebot innerhalb der Frist eingereicht werden.


Mit freundlichen Grüßen
i. A.

Zentrale Vergabestelle der Kupferstadt Stolberg (Rhld.)

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Sehr geehrte Damen und Herren,

die Beschreibung zur Vergabeakte war dahingehend zu ändern, dass dort die Anzahl der Lose von 8 auf 20 korrigiert werden musste. Dies hatte auch die automatische Anpassung der Formulare zur Folge.

Ich möchte von daher darauf hinweisen, dass, sollten sie die Vergabeunterlagen bereits vor Anpassung der Formulare zu Ihrer Bearbeitung heruntergeladen haben, somit eine abweichende Version der Vergabeunterlagen vorliegen würde, welches bei Einreichung einen Ausschlussgrund darstellt. Es wird von daher gebeten, ausschließlich die neuen Vergabeunterlagen zu verwenden.

Mit freundlichen Grüßen
i. A.

Zentrale Vergabestelle der Kupferstadt Stolberg (Rhld.)

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