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Verfahrensangaben

Digitalisierung von Bauakten

VO: VgV Vergabeart: Offenes Verfahren Status: Veröffentlicht

Fristen

Fristen
17.04.2026
29.04.2026 10:00 Uhr

Adressen/Auftraggeber

Auftraggeber

Auftraggeber

Stadt Erkelenz ­ Der Bürgermeister
053700004004-31001-91
Johannismarkt 17
41812
Erkelenz
Deutschland
DEA29
 Zentrale Vergabestelle
ausschreibungen@erkelenz.de
+49 243185209
+49 243185209

Angaben zum Auftraggeber

Kommunalbehörden
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Gemeinsame Beschaffung

Beschaffungsdienstleister
Weitere Auskünfte
Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Kreis Heinsberg
053700016016-39001-05
Valkenburger Straße 45
52525
Heinsberg
Deutschland
DEA29
-
info@kreis-heinsberg.de
+49 2452-13-0

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Kreis Heinsberg
053700016016-39001-05
Valkenburger Straße 45
52525
Heinsberg
Deutschland
DEA29
-
info@kreis-heinsberg.de
+49 2452-13-0

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Kreis Heinsberg
053700016016-39001-05
Valkenburger Straße 45
52525
Heinsberg
Deutschland
DEA29
-
info@kreis-heinsberg.de
+49 2452-13-0

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Dienstleistungen

CPV-Codes

79999100-4
Umfang der Beschaffung

Kurze Beschreibung

Abholung und Auslagerung der ca. 45.000 Bauakten sowie vollständige Digitalisierung innerhalb 10 Jahren. Schimmelsanierung und Aufbereitung der Akten. Jährlich sollen ca. 4.500 Akten digitalisiert werden. Zusätzlich ist eine kurzfristige digitale Zurverfügungstellung (Scan on Demand) von einzelnen Akten erforderlich.

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Bei den zu digitalisierenden Akten handelt es sich um Bauakten des Planungs- und Bauaufsichtsamtes.
Die Bauakten befinden sich in ca. 25.000 Pendelakten und ca. 1.900 Archivboxen

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn / Ende
01.07.2026
30.06.2036
Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

---
Johannismarkt
41812
Erkelenz
Deutschland
DEA29

Um die Verfügbarkeit von Akten zu gewährleisten, die sich zur Digitalisierung beim Auftraggeber befinden, wird eingefordert, dass Akten digital in einer kurzen Reaktionszeit (24 Stunden) zur Verfügung gestellt werden. Es können bei Bedarf auch physische Akten angefordert werden, hier ist eine Bereitstellungszeit, während der allgemeinen Geschäftszeiten, von 5 Stunden wünschenswert. Die Akten müssen jedoch nach 24 Stunden im Rathaus der Stadt Erkelenz vorliegen.

Weitere Erfüllungsorte

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

---
Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Zusätzliche Angaben

Verfahren

Verfahrensart

Verfahrensart

Offenes Verfahren

Angaben zum Verfahren

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Entfällt

Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem

Entfällt

Angaben zur elektronischen Auktion

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Energieeffizienz-Richtlinie

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Zulässig
Auftragsunterlagen

Sprache der Auftragsunterlagen

Deutsch
Sonstiges / Weitere Angaben

Kommunikationskanal


https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXVHY68YT7CEFCJY

Einlegung von Rechtsbehelfen

15-Tages-Frist des § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB.2 Ein Bieter, der die Mitteilung erhält, dass seiner Rüge nicht abgeholfen wird, muss einen Nachprüfungsantrag innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung einlegen. Danach wird er unzulässig.

30-Tages- und 6-Monats-Frist des § 135 Abs. 2, Abs. 1 Nr. 1 GWB. Ein Bieter, den der öffentliche Auftraggeber ohne Vorabinformation direkt oder im EU-Amtsblatt über einen Vertragsschluss informiert, muss einen Nachprüfungsantrag innerhalb von 30 Kalendertagen und bei unterbliebener Information innerhalb von sechs Monaten nach Vertragsschluss einlegen. Danach wird er unzulässig.

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Anwendbarkeit der Verordnung zu drittstaatlichen Subventionen

Zusätzliche Informationen

Das Abrufen der Vergabeunterlagen ist über den anonymisierten Zugang möglich. Dem Bieter wird allerdings empfohlen, sich einmalig registrieren zu lassen, um so unmittelbar zusätzliche, nachträgliche Informationen erhalten zu können.

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten oder Unrichtigkeiten, so hat der Bieter die Auftraggeberin unverzüglich schriftlich darauf hinzuweisen, auch wenn er den Hinweis schon vorher in anderer Form gegeben hat. Diese Hinweise müssen unverzüglich, spätestens bis zum 16.04.2026.bei der ausschreibenden Stelle eingehen.

Gleiche Angebotssummen:
Im Falle nach einer Wertung gleichauf liegender Angebote wird der bezuschlagte Bieter durch Losentscheid ermittelt.

Die zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe ergeben sich aus §§ 123 und 124 GWB. Nach § 19 Abs. 3 MiLoG fordern öffentliche Auftraggeber beim Wettbewerbsregister Auskünfte über rechtskräftige Bußgeldentscheidungen wegen einer Ordnungswidrigkeit nach § 21 Abs. 1 oder Abs. 2 MiLoG an.

Skonto:
Preisnachlässe mit Bedingungen (Skonto) werden bei der Auswertung der Angebote nur berücksichtigt, wenn die Zahlungsfrist mindestens 14 Tage beträgt. Sollten kürzere Zahlungsfristen im Angebot ausgewiesen sein, werden diese nicht bei der Auswertung der Angebote berücksichtigt, bleiben allerdings Inhalt des Angebotes und werden im Falle der Auftragserteilung Vertragsbestandteil.

Vertrags-/Geschäfts- bzw. Zahlungsbedingungen:
Vertrags-/Geschäftsbedingungen sowie Zahlungsbedingungen des Auftragnehmers (sollten diese irrtümlicherweise bei einer Angebotsabgabe beigefügt werden) werden nicht Vertragsbestandteil. Es gelten die Bewerbungs- und Vertragsbedingungen des Auftraggebers.

Bieterfragen:
Mit der Abgabe des Angebotes wird bestätigt, dass alle Bieterfragen auf der Vergabeplattform zur Kenntnis genommen wurden und bei der Angebotserstellung berücksichtigt wurden.

Angebote

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Übermittlung der Angebote / Teilnahmeanträge

Anforderungen an die Form bei elektronischer Übermittlung

Sprache(n), in der (denen) Angebote / Teilnahmeanträge eingereicht werden können

Deutsch

Varianten / Alternativangebote

Elektronische Kataloge

Nicht zulässig

Mehrere Angebote pro Bieter

Zulässig
Verwaltungsangaben

Bindefrist

51
Tage

Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Nachforderung

Eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen.

Unterlagen können seitens der Vergabestelle nachgefordert werden.

Bedingungen

Ausschlussgründe

Ort der Angabe der Ausschlussgründe

Auswahl der Ausschlussgründe

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Gem. § 123 und 124 GWB

Teilnahmebedingungen

Eignungskriterien / Ausschreibungsbedingungen

Eignungskriterium

Anteil der Unterauftragsvergabe

VVB 234 - Erklaerung Bieter-_Arbeitsgemeinschaft 12-2017.docx (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis):

Eignungskriterium

Anteil der Unterauftragsvergabe

VVB 235 - Verzeichnis der Leistungen_Kapazitaeten anderer Unternehmen 12-2017.docx (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis):

Finanzierung

Rechtsform des Bieters

Bedingungen für den Auftrag

Bedingungen für den Auftrag

siehe einzureichende Unterlagen:

- Nachweis einer gültigen Genehmigung für die Ausübung der Tätigkeit Gebäudereinigung, die die ausgeschriebenen Reinigungsarten umfasst (Gewerbeannmeldung und Mitgliedschaft bei der HWK)

- Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von
- 5.000.000,00 EUR für Personen- und Sachschäden
- 200.000,00 EUR für Vermögensschäden
pro Schadensfall abzuschließen. Die Betriebshaftpflichtversicherung muss den Ersatz von
Schäden aus dem Verlust von Schlüsseln für Gebäudeschließanlagen beinhalten. Die
Deckungssummen müssen für Versicherungsfälle jeweils zweifach maximiert pro Kalenderjahr
zur Verfügung stehen.
Einzureichende Unterlagen:

* Mit dem Angebot
** Mittels Eigenerklärung:
- VVB 124_LD - Eigenerklaerung zur Eignung Liefer-_Dienstleistungen 07-2019.docx oder Präqualifizierung
** Keine oder anderweitige Formerfordernis:
- VVB 633 - Angebotsschreiben - VOL 07-2019.pdf
- das ausgefüllte Leistungsverzeichnis mit Angebots

Angaben zu geschützten Beschäftigungsverhältnissen

Nein

Angaben zur reservierten Teilnahme

Angaben zur beruflichen Qualifikation

Nicht erforderlich

Angaben zur Sicherheitsüberprüfung