Das Abrufen der Vergabeunterlagen ist über den anonymisierten Zugang möglich. Dem Bieter wird allerdings empfohlen, sich einmalig registrieren zu lassen, um so unmittelbar zusätzliche, nachträgliche Informationen erhalten zu können.
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten oder Unrichtigkeiten, so hat der Bieter die Auftraggeberin unverzüglich schriftlich darauf hinzuweisen, auch wenn er den Hinweis schon vorher in anderer Form gegeben hat. Diese Hinweise müssen unverzüglich, spätestens bis zum 19.02.2026 bei der ausschreibenden Stelle eingehen.
Gleiche Angebotssummen:
Im Falle nach einer Wertung gleichauf liegender Angebote wird der bezuschlagte Bieter durch Losentscheid ermittelt.
Die zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe ergeben sich aus §§ 123 und 124 GWB. Nach § 19 Abs. 3 MiLoG fordern öffentliche Auftraggeber beim Wettbewerbsregister Auskünfte über rechtskräftige Bußgeldentscheidungen wegen einer Ordnungswidrigkeit nach § 21 Abs. 1 oder Abs. 2 MiLoG an.
Skonto:
Preisnachlässe mit Bedingungen (Skonto) werden bei der Auswertung der Angebote nur berücksichtigt, wenn die Zahlungsfrist mindestens 14 Tage beträgt. Sollten kürzere Zahlungsfristen im Angebot ausgewiesen sein, werden diese nicht bei der Auswertung der Angebote berücksichtigt, bleiben allerdings Inhalt des Angebotes und werden im Falle der Auftragserteilung Vertragsbestandteil.
Vertrags-/Geschäfts- bzw. Zahlungsbedingungen:
Vertrags-/Geschäftsbedingungen sowie Zahlungsbedingungen des Auftragnehmers (sollten diese irrtümlicherweise bei einer Angebotsabgabe beigefügt werden) werden nicht Vertragsbestandteil. Es gelten die Bewerbungs- und Vertragsbedingungen des Auftraggebers.
Bieterfragen:
Mit der Abgabe des Angebotes wird bestätigt, dass alle Bieterfragen auf der Vergabeplattform zur Kenntnis genommen wurden und bei der Angebotserstellung berücksichtigt wurden.
Eine Vergabe erfolgt ausschließlich an die Bieter, die bereit sind, den höchstzulässigen Nachlass von 15 % anzubieten (§ 7 Absatz 3 Nr. 2 Buchpreisbindungsgesetz).
Alle Lose sind entsprechend zugeschnitten, so dass die Gewährung des maximalen Nachlasses möglich ist. Angebote von Bietern, die hierzu nicht bereit sind, werden von der Wertung ausgeschlossen.
Die Stadt Erkelenz behält sich die losweise Vergabe des Auftrages an verschiedene Bieter vor.
Durch das Losverfahren soll dem gesetzgeberischen Willen folgend eine Pluralität von Buchhandlungen bedacht werden.
Bei der Auslosung erhält jeder gezogene Bieter maximal 1 Los und wird danach vom weiteren Losverfahren ausgeschlossen. Somit kann die Auftragssumme an bis zu 4 Bieter vergeben werden; bei weniger als 4 Bietern erhöht sich die Auftragssumme durch Zusammenfassung von Schulen je Bieter entsprechend. Dabei werden alle Bieter gleichbehandelt, indem die überschießende Auftragssumme mangels Bieter auf alle gleich verteilt wird. In der Vergangenheit stellte sich dieses Problem wegen der Vielzahl der Bieter jedoch nicht.
Die Auslosung erfolgt unter Aufsicht des Rechnungsprüfungsamtes und des Rechtsamtes.
Der generelle Auftrag für die einzelnen Lose wird innerhalb der Zuschlagsfrist erteilt.
Die Aufteilung der zu liefernden Bücher erhält der jeweilige Auftragnehmer von den einzelnen Schulen für das Schuljahr 2026/2027 bis Ende der 33. Kalenderwoche 2026 bzw. für das Schuljahr 2027/2028 bis Ende der 32. Kalenderwoche 2027.