Erstellung einer Vorstudie zur Entwicklung der wirtschaftlichsten und dem Stand der Technik entsprechenden Standort- und Raumlösung mit zeitgleicher Durchführung einer Phase Null zur Erhebung der notwendigen pädagogischen Raumbedarfe an der Stephanusschule Zülpich

Grundproblematik:

Im Rahmen der Schulentwicklungsplanung der Förderschulen im Jahr 2024 wurde für die Stephanusschule (Förderschule mit den Schwerpunkten Lernen, Sprache sowie emotionale und soziale Entwicklung) ein erheblicher Handlungsbedarf hinsichtlich der räumlichen Situation festgestellt. Die Schule befindet sich in Trägerschaft des Kreises Euskirchen. Sowohl am Standort Füssenich (Primar-stufe) als auch am Hauptstandort Bürvenich (Sekundarstufe) bestehen deutliche Raumdefizite. Zudem ist der Standort Füssenich aufgrund baulicher Mängel, fehlender Infrastruktur und der Mischnutzung mit einer Geflüchtetenunterkunft nicht optimal für den Schulbetrieb geeignet. Vor dem Hintergrund steigender Schülerzahlen und des seit 2026 geltenden Rechtsanspruchs auf Ganztagsbetreuung besteht zusätzlicher Ausbaubedarf.
Wie die Schulentwicklungsplanung prognostiziert, steigen die Schülerzahlen kontinuierlich an. Im Schuljahr 2026/2027 ist sogar ein deutlich höherer Anstieg absehbar, als nach den bisherigen Prognosen zu erwarten war. Dieses landesweit beobachtbare Phänomen verschärft die bestehen-de Raumsituation, sodass zur Sicherstellung eines bedarfsgerechten Schulbetriebs organisatorische und bauliche Maßnahmen erforderlich sind.

Situationsbeschreibung:

Die Stephanusschule mit aktuell rund 190 Schülerinnen und Schülern (SuS) verteilt sich auf zwei Standorte: den Hauptstandort Bürvenich für die Sekundarstufe und den Standort Füssenich für die Primarstufe. Beide Gebäude sind von der Stadt Zülpich angemietet. Die Schule ging 2017 in die Trägerschaft des Kreises Euskirchen über. Ursprünglich war aufgrund rückläufiger Schülerzahlen eine nur vorübergehende Nutzung des Standortes Füssenich vorgesehen, während alle Jahrgangsstufen perspektivisch am Standort Bürvenich beschult werden sollten. Aufgrund steigender Schülerzahlen konnte der Standort Füssenich jedoch nicht aufgegeben werden.

Die Primarstufe am Standort Füssenich ist in einem ehemaligen Grundschulgebäude untergebracht, das ursprünglich als Übergangslösung gedacht war. Aktuell werden sechs Klassen dort beschult, eine weitere Klasse befindet sich am Hauptstandort. Perspektivisch werden für das Schuljahr 2026/2027 sogar sieben Klassen erwartet. Das Gebäude weist verschiedene bauliche Mängel auf, u.a. Schallschutzprobleme, und ist nicht vollständig barrierefrei. Die Mischnutzung mit einer Geflüchtetenunterkunft schränkt den Schulbetrieb zusätzlich ein.

Funktional fehlen Differenzierungsräume, Räume für intensivpädagogische Förderung sowie ein geeigneter Mehrzweckraum. Die Verwaltung ist räumlich stark begrenzt; zusätzliche Arbeits- und Besprechungsräume stehen nicht zur Verfügung. Für den Ganztagsbetrieb fehlen Gruppenräume und eine Küche. Eine Erweiterung durch Reaktivierung weiterer Gebäudeteile ist prinzipiell möglich, erfordert jedoch umfangreiche Maßnahmen und liegt außerhalb des direkten Einflussbereichs des Schulträgers.

Die Sekundarstufe am Standort Bürvenich wird in einem angemieteten Gebäude beschult, in dem derzeit neun Klassen der Sekundarstufe sowie eine Primarstufenklasse untergebracht sind. Im Gegensatz zum Standort Füssenich stehen aktuell noch ausreichend Klassenräume zur Verfügung, dennoch fehlen Fachräume für Musik, Kunst und Naturwissenschaften, Differenzierungsräume sowie Räume für intensivpädagogische Förderung. Die Schule kompensiert dies noch durch multi-funktionale Nutzung vorhandener Räume. Es ist jedoch absehbar, das im kommenden Schuljahr weiterer Klassenraum benötigt wird.
Auch die Verwaltung ist eingeschränkt: Schulleitung und stellvertretende Schulleitung teilen sich ein zu kleines Büro, Räume für Integrationskräfte fehlen ebenso wie Besprechungsräume sowie ein Hausmeisterraum. Funktionsräume, Lagerflächen und ein separater Kopierraum sind unzureichend vorhanden. Grundsätzlich bietet die Mensa für den Ganztagsbetrieb gute Voraussetzungen, diese ist jedoch für die Zahl der SuS zu klein und dennoch erfolgt auch hier eine teilweise Mehrfachnutzung. Bauliche Mängel bestehen unter anderem beim Bodenbelag und Schallschutz. Erweiterungen sind grundsätzlich denkbar, da das Gelände über größere Freiflächen verfügt.

Der Kreistag beauftragte die Verwaltung mit der Durchführung einer Vorstudie sowie einer Phase Null zur Erhebung des pädagogischen Raumbedarfs auf Basis des Schulentwicklungsplanes an der Stephanusschule. Die Vorstudie soll Varianten entwickeln, deren Machbarkeit prüfen und sie unter pädagogischen, räumlichen, örtlichen, wirtschaftlichen sowie energie- und nachhaltigkeitsrelevanten Aspekten bewerten. Sie gibt eine fundierte Empfehlung für die praktikabelste und wirtschaftlichste Lösung und dient als entscheidungsrelevante Grundlage für die weitere Planung und die politischen Gremien.
Die Phase Null dient der systematischen Ermittlung des pädagogischen und räumlichen Bedarfs sowie der strukturierten Gegenüberstellung und Bewertung verschiedener Lösungsvarianten als Grundlage für politische und planerische Entscheidungen.

Aufgabenbeschreibung der Vorstudie:

- Die Vorstudie stellt Varianten zur mittel- und langfristigen Behebung der Raumnot der Schule unter Betrachtung der Schulstandorte und unter Einbeziehung neuer pädagogischer Lernmethoden und -räume dar, trifft Empfehlungen zur Verortung der Schule und beschreibt die wirtschaftlichste Option.
- Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung der Vorstudie beinhaltet eine Gegenüberstellung von Investitions-, Betriebs- und Instandhaltungskosten der Varianten inklusive weiterer Aspekte wie z.B. Schülerspezialverkehr.
- Besonderheiten der Teilstandorte, insbesondere energetischer und ggf. schadstoffbedingter Sanierungsbedarf sowie weitere Sanierungsnotwendigkeiten und Eigentumsverhältnisse, sind zu berücksichtigen.
- Der Auftragnehmer klärt eigenverantwortlich die planungsrechtlichen Fragen an den Standorten.

Aufgabenbeschreibung Phase Null:

- Ziel der Phase Null ist die systematische Erhebung des Bedarfs der Schule, Definition der erforderlichen Flächen und Aufbereitung als fachliche Grundlage für die weitere Planung.
- Dazu wird eine strukturierte Situations- und Bestandsaufnahme unter Einbeziehung vorhandener Unterlagen, eigener Recherchen und Ortsbegehungen erstellt. An den Ortsbegehungen nehmen neben Vertretern des Schulträgers die Schulleitung und eine Vertretung des Vermieters teil.
- In einem abgestimmten Beteiligungsprozess mit Schulträger und Schule soll der Ist-Zustand sowie notwendige, optionale und perspektivische Flächenbedarfe erhoben werden. Ergebnisse sind nachvollziehbar zu dokumentieren. Hierzu sind drei Workshops unter Beteiligung eines ausgewählten Kreises aus dem Kollegium und des Schulträgers à mindestens 5 Zeitstunden durchzuführen. Ggf. ist hinsichtlich der technischen Bedarfserhebung der Vermieter einzubeziehen.
- Zusammenführung der differenzierten Flächenbedarfe für die weiteren Planungs- und Entscheidungsprozesse.

Ergebnisse und Präsentationen:

- Der Bieter steht für Rückfragen des Schulträgers zur Verfügung und nimmt ggf. erforderliche Anpassungen an der Studie vor (z. B. Konkretisierungen, Korrektur fehlerhafter Darstellungen u. ä.).
- Nach Abschluss der jeweiligen Meilensteine, z. B. nach den einzelnen Workshops, informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber (Dezernats- und Amtsleitung) in geeigneter Form über die jeweiligen Zwischenergebnisse zu den jeweiligen Arbeitsfeldern. Die Zwischenergebnisse sind zu dokumentieren (Text und ggf. ergänzend Bild).
- Die schriftlichen Ergebnisse sowohl der Vorstudie als auch der Phase Null werden durch den Auftragnehmer bis spätestens 26.10.2026, 12:00 Uhr, der Leiterin Dezernat II vorgelegt. Der Auftragnehmer steht für Rückfragen bereit und nimmt erforderliche Anpassungen vor. Die finale Fassung ist der Dezernatsleitung bis zum 02.11.2026, 12:00 Uhr, vorzulegen.

- Die Ergebnisse beider Aufgabenfelder werden in einer Kurzpräsentation im zuständigen Fachausschuss (Ausschuss für Bildung und Soziales) durch den Auftragnehmer vorgestellt. Der Auftragnehmer steht für Fragen der Ausschussmitglieder zur Verfügung. Sitzungstermin: 25.11.2026, Beginn 17:00 Uhr. Ggfs. Vorstellung der Ergebnisse im politischen Arbeitskreis Schulen (noch unterminiert, vermutlich Anfang November 2026, Konkretisierung 3 Wochen vorher). Die Präsentationen sind im Vorfeld (mind. 3 Arbeitstage Vorlauf) mit dem Auftraggeber abzustimmen.

Die Terminabstimmungen erfolgen ausschließlich über den Schulträger. Es wird vorausgesetzt, dass die Projektleitung und mindestens eine weitere qualifizierte Fachkraft das Projekt durchführen und persönlich an allen Workshops und vor-Ort-Terminen teilnehmen. Die Ergebnispräsentation in den politischen Gremien erfolgt durch die Projektleitung.

Kreisseitig vorhandene Unterlagen und Gutachten (zum Beispiel Förderschulentwicklungsplan 2024) werden im Rahmen der Auftragserteilung zur Verfügung gestellt.

Geplanter Veerfahrensablauf:

Es ist eine Verhandlungsvergabe mit beschränktem Teilnehmerkreis beabsichtigt. Im Rahmen des Verfahrens ist ein Präsentationsgespräch geplant.

Im Rahmen des späteren Verfahrens wird die Qualifikation des Projektleiters und der am Projekt Mitwirkenden, der Preis und das Konzept gewertet.
Eine Beauftragung von Subunternehmen mit der Auftragsdurchführung ist nicht zulässig.